Office manager: hvem er dette, og hvad gør det?

I moderne forretning kan ikke et enkelt firma med et kontor klare sig uden en kontorchef. Denne position involverer administration og styring af arbejdsgangen på en organisations kontor.

I det væsentlige er kontorlederen det det informative og førende link, hvor alle arbejdsmomenter i virksomheden konvergerer og besluttes. Han interagerer mellem leder og underordnede, informerer almindelige medarbejdere om de dokumenter, der er underskrevet af lederen, interagerer med virksomhedens klienter, overvåger korrespondance, overvåger virksomhedens præstationer og giver kontoret et kontor og følger de direkte instruktioner fra direktøren og hans stedfortrædere.

Kontorchef - en medarbejder, der forsyner hele kontoret med en fuldgyldig arbejdsgang. Beskrivelse af erhvervet vil hjælpe med til bedre at forstå essensen af ​​arbejdet.

I henhold til klassificeren af ​​arbejdspladser og ansættelsespositioner er kontorlederens erhverv og hans opgaver væsentligt forskellige fra sekretærfaget. Kontorlederen, først og fremmest, arrangøren af ​​virksomhedens kontor, manager og administrator i én person. En sekretærs erhverv indebærer, at han er underordnet en bestemt person (direktør, vicedirektører, øverste ledere) og udførelsen af ​​hans anliggender.

Kontorlederen kontrollerer alt det aktuelle arbejde på kontoret, hovedsageligt papirarbejde. Holder styr på uafbrudt kontorudstyrleverer virksomhedsansatte brevpapir, informerer rettidigt ansatte om ordrer, instruktioner og meddelelser til kontoret, der er udstedt af chefen, modtager indgående telefonopkaldholder om nødvendigt en kalender med møder og ture for instruktøren. I dette tilfælde kaldes den ledige stilling "kontorchef med en sekretærs funktioner".

Da kontorchefens arbejde inkluderer organisatoriske, informative og administrative handlinger, inkluderer hans jobansvar visse funktionelle opgaver. Det er i dette, at beskæftigelsen og essensen af ​​kontorlederens aktivitet ligger, som skal:

• at forberede kontoret til den nye arbejdsdag: kontrollere funktionen af ​​telefoner, computere og kontorudstyr, tilgængeligheden af ​​forbrugsstoffer (papir, genopfyldte printerpatroner);
• overvåge, overvåge renlighed i kontorlokaler, overholdelse af sanitære standarder (korrekt belysning, ventilation, temperaturforhold i lokalerne), kontroller driften af ​​opdelte systemer;
• rettidig køb af kontorartikler og give dem kontormedarbejdere til tiden;
• bestil drikkevand vaskemidler, toiletpapir, servietter;
• styr den aktuelle arbejdsgang: udarbejde de nødvendige dokumenter, rapporter, arbejdsmaterialer, der er nødvendige for kontorets fulde arbejde, løse andre arbejdsmomenter og opgaver;
• dagligt overvåge chaufførens og kurerens arbejde;
• som instrueret af manageren, kontorchef fordeler opgaver mellem medarbejdere, sætter opgaver for dem, bringer opmærksomheden den nødvendige arbejdsinformation, bestemmer niveauet for deres ansvar, analyserer effektiviteten af ​​resultatet;
• beregne og estimere månedlige finansielle udgifter på vedligeholdelse af kontoret, overvåge dets gennemførelse;
• holde en tidsplan antallet af dage og timer, som hver medarbejder har arbejdet inden for kalendermåneden til tiden for at overføre tidsplanen til regnskab for lønningslisten;
• overvåge overholdelse af arbejdsdisciplin: i tilfælde af forsinkelser, tidlig afrejse fra arbejdet, fravær af medarbejderne, skal du informere virksomhedens ledelse, holde styr på overtrædelser og manglende overholdelse af påklædningskoden;
• arrangere møder registrere og hjælpe besøgende med at løse deres problemer.

Kontorlederens hovedkompetencer inkluderer forberedelse og gennemførelse af forhandlinger, møder, møder:

• han skal forberede alle de nødvendige materialer, sikre deltagelse på alle interesserede parters begivenheder, føre journal over mødet;
• at korrespondere med virksomhedens kunder og partnere send postmateriale;
• arbejde med indgående og udgående kontor korrespondance, registrere det, send;
• yde hjælp og assistance til medarbejderne ved løsning af konflikter og tvister;
• koordinere kontorarbejde i slutningen af ​​arbejdsdagen skal du kontrollere kontorudstyr, belysning, opdelte systemer, klimaanlæg for deres frakobling fra strømforsyningen;
• i nogle tilfælde er kontorlederen ansvarlig for at finde og ansætte nye medarbejdere (placerer information om de nødvendige ledige stillinger på særlige websteder, gennemgår genoptagelser, gennemfører en foreløbig udvælgelse af ansøgere, gennemfører samtaler)
• informerer potentielle kunder skriftligt eller over telefonen om prisen på varer og tjenester i henhold til prislisten;
• rådgiver om placeringen af ​​virksomhedsafdelinger, deres funktioner;
• opretholder et kundegrundlag foretagende;
• Udfører vedligeholdelsesopgaver på stedet, reklame for varer og tjenester, bestiller souvenirs, trykning, distribuerer informationsmateriale.

For at besætte kontorlederpositionen skal en kandidat have de nøglefærdigheder, der er nødvendige for at udføre dette arbejde, samt have visse personlige og professionelle kvaliteter.

En persons personlige egenskaber er de biologiske og sociale komponenter, der udgør hans personlighed. Biologiske komponenter en person modtager fra naturen, sine forældre og forfædre i form af et bestemt sæt gener. Social komponent - Dette er det sociale miljø, hvor en person voksede op.

Begge disse komponenter danner karakter og personlighed, hvilket giver individet visse kvaliteter, både gode og negative. Ved at sammensætte en persons personlighedstræk, kan du få et objektivt pålideligt psykologisk portræt.

Personlighedens positive egenskaber inkluderer karaktertræk som:

• ærlighed;
• vedholdenhed med at nå målet;
• pleje;
• selvdisciplin;
• ansvar og organisation
• flittighed, udholdenhed;
• indre adel;
• objektivitet;
• omgængighed, høflighed, venlig holdning til mennesker;
• beroligelse, beslutsomhed, opmærksomhed, punktlighed;
• mangel på konflikt, evne til at løse konflikter mellem medarbejdere, optimisme og positive i alt;
• hurtighed, hurtig viden, hjælpsomhed;
• aktivitet, ambitiøsitet.

Bag denne personlighedstræk er den persons psykologiske og følelsesmæssige opdragelse, hans arvelighed og det sociale miljø, hvor han voksede op.

De negative egenskaber ved personlighed inkluderer:

• mangel på samling, skødesløshed;
• deprimeret livssyn, mangel på optimisme;
• manglende evne til at indsamle tanker i tide og konsekvent løse tildelte opgaver;
• aggressiv natur;
• tendens til sladder og intriger.

En persons forretningsegenskaber er hans evne til at udføre visse arbejdsopgaver og funktioner.

Du kan bedømme efter forretningskvaliteter, hvor effektivt ansøgeren vil være i stand til at organisere sin arbejdsproces, hvor godt han vil udføre sit jobansvar. For at kunne administrere kontoret skal ansøgeren ud over viden og færdigheder have visse forretningsmæssige kvaliteter, der inkluderer:

• uddannelse, færdighedsniveau;
• arbejdserfaring;
• hurtig lærer, tilpasning til nye forhold;
• nøjagtighed over for sig selv og andre;
• evne til at arbejde under multitasking-forhold og samtidig løse flere problemer på én gang;
• analytisk tænkning, evnen til at tænke fleksibelt og ukonventionelt, at drage de rigtige konklusioner, at generalisere;
• forretningsmæssig skarpsindighed;
• ledelsesegenskaber;
• vilje til at arbejde overtid;
• oratorium, diplomati og overtalelse;
• Erhvervskommunikation færdigheder.

En persons professionelle egenskaber er en kombination af personlige og forretningsmæssige egenskaber plus alle de færdigheder, som han formåede at tilegne sig gennem hele sin karriere. I hans professionelle aktiviteter skal kontorlederen:

• have en vis viden færdigheder i kontor ledelse;
• professionelt anvende din viden og dine færdigheder i praksis;
• kunne arbejde med dokumenter kende principperne for tilrettelæggelse af arbejdsgang, reglerne for dannelse af arkivet;
• være en selvsikker computerbruger og andet kontorudstyr;
• kender grundigt arbejdsgangsprocessen, arbejde med indgående og udgående post, kende reglerne for dens registrering, hurtigt medbringe lederens beslutninger til de strukturelle enheder, overvåge fristerne for de ansatte i virksomheden til at udføre de dokumenter, de har skrevet, sende udgående korrespondance med post eller kurer;
• have administrative færdigheder;
• Kunne skrive hurtigt kende principperne og reglerne for forberedelse af visse dokumenter (ordrer, instruktioner, instruktioner, dekret);
• hurtigt administrere nyttig viden (nødkontakter, elektrik, VVS, levering af frokost);
• kender fremmedsprog (ikke altid), selvom kendskab til et bestemt fremmedsprog i nogle virksomheder er den vigtigste betingelse for kandidaten, og i dette tilfælde skal kontorlederen have flydende tale, læse og skrive på et fremmedsprog;
• kunne tale og skrive korrekt, udtryk dine tanker på et godt litterært sprog;
• egen forretningsetikette færdigheder.

Ingen højere uddannelsesinstitution underviser i jobbet som kontorleder. Du kan få uddannelse og få et eksamensbevis eller certifikat for erhvervsuddannelse i budget eller private træningscentre, colleges.

I store virksomheder ønsker de som regel kun at se en specialist i denne stilling med videregående uddannelse, Små virksomheder kan ansætte en medarbejder med videregående eller sekundær specialuddannelse.

Den vigtigste ting, som enhver arbejdsgiver er opmærksom på, er arbejdserfaring i denne position, niveau af computerfærdigheder, viden om kontorudstyr og evnen til at arbejde på det, viden om det grundlæggende inden for papirarbejde og arkivering, kendskab til fremmedsprog.

For korrekt at komponere en CV og få en dyre placering, skal du bruge i detaljer, men angiv ærligt alle oplysninger om dig selv: personlige, professionelle, forretningsmæssige kvaliteter, erhvervserfaring i en lignende position, uddannelsesniveau.

Omfanget af den forventede løn gør det klart for arbejdsgiveren, hvad han kan tilbyde, og hvad kandidaten søger.

Giv ikke falske oplysninger om arbejdserfaring og uddannelse - Alt dette kan let kontrolleres, i dette tilfælde vil den ledige stilling for ansøgeren blive utilgængelig, de vil blot nægte ham.

Tilstedeværelsen af ​​et fotografi er et positivt øjeblik for kandidaten, arbejdsgiveren har brug for at vide, hvis CV overvejer. Kontorlederen er firmaets ansigt, og det er ikke ligeglad med arbejdsgiveren, der vil repræsentere det.

Sørg for at angive niveauet for din uddannelse, ofte arbejdsgiveren for denne stilling tager specialist med højere økonomisk, juridisk, psykologisk eller filologisk uddannelse.

Sådanne oplysninger vil være nyttige for arbejdsgiveren.

Når du sammenstiller en CV, skal du holde sig til dens struktur:

• personlige oplysninger - navn, alder, kontakter;
• personlig - sektionen betragtes som ikke obligatorisk til udførelse, men det er bedre at udfylde det;
• grundlæggende færdigheder - angiv hvilke kontorprogrammer, du har, angiv alle efteruddannelseskurser, seminarer, træninger, anden supplerende uddannelse, som du har gennemført;
• arbejdserfaring - angiv alle dine praksis, praktikpladser, afsluttede projekter, frivillige programmer, i kronologisk rækkefølge, angiv de virksomheder, du har arbejdet for før, uddannelse og træning (reflekter alle uddannelsesprogrammer og retninger, som du har gennemført);
• anbefalinger - angiv i dette afsnit navne og kontakter på personer, der kan anbefale dig til en ny arbejdsgiver, for at svare positivt på dig.

Hvis en jobansøger uden arbejdserfaring ansøger om kontorlederstillingen, ville det være bedre at ikke afspejle dette afsnit overhovedet. Ingen grund til at vise arbejdsgiveren en mangel på viden og færdigheder. I dette tilfælde er det bedre at beskrive dine personlige og forretningsmæssige egenskaber, hvilken slags uddannelse du har grundlæggende og yderligere (seminarer, træninger).

Som arbejdserfaring kan man specificere industriel praksis, praktikpladser i praktik, færdigheder i at organisere specifikke begivenheder, deltagelse i olympiader, konferencer, konkurrencer og forskellige prøver. Hvis du har nogle resultater og succeser, der er direkte relateret til dit fremtidige arbejde, skal du huske at skrive disse oplysninger i et resumé.