Responsable d’oficina: qui és això i què fa?

En els negocis moderns, no una sola empresa amb una oficina pot prescindir de la tasca d’un gestor d’oficines. Aquesta posició implica l'administració i la gestió del flux de treball de l'oficina d'una organització.

En essència, el gestor de l’oficina ho és aquest enllaç informatiu i líder on conflueixen i es decideixen tots els moments de treball de l'empresa. Interacciona entre el gerent i els seus subordinats, informa als empleats ordinaris sobre els documents signats pel gerent, interactua amb els clients de l’empresa, supervisa la correspondència, supervisa el rendiment de l’empresa i proporciona a l’oficina una oficina, segueix les instruccions directes del director i els seus adjunts.

Administrador d’oficines: un empleat que proporciona a tota l’oficina un flux de treball complet. La descripció de la professió ajudarà a entendre millor l’essència del treball.

Segons el classificador de les professions laborals i els càrrecs dels empleats, la professió de director d’oficina i les seves funcions difereixen significativament de la professió de secretari. El responsable de l’oficina, en primer lloc, l’organitzador de l’espai d’oficines de l’empresa, gerent i administrador en una sola persona. La professió de secretari implica la seva subordinació a una persona determinada (director, sotsdirectors, alts directius) i només els seus assumptes.

El gerent d’oficina controla tota la feina actual de l’oficina, principalment la feina de paper. Fa un seguiment ininterromput equipament d’oficinaproporciona als empleats de l'empresa papereria, informa puntualment als empleats de les comandes, instruccions i anuncis de l'oficina emesa pel cap, rep trucades de telèfon entrants, si cal, guarda un calendari de reunions i viatges del director. En aquest cas, la vacant s’anomena “gestor d’oficines amb funcions de secretari”.

Atès que la tasca del director d’oficina inclou accions organitzatives, informatives i administratives, les seves responsabilitats laborals inclouen determinades tasques funcionals. És en això que resideix l’ocupació i l’essència de l’activitat del gestor d’oficines, que hauria de:

• per preparar l’oficina per al nou dia laborable: comprovar el funcionament dels telèfons, ordinadors i equips d'oficina, la disponibilitat de consumibles (paper, cartutxos d'impressora reomplits);
• supervisar, supervisar la neteja als locals d’oficines, el compliment de les normes sanitàries (il·luminació adequada, ventilació, condicions de temperatura a les instal·lacions), comprovar el funcionament dels sistemes dividits;
• compra puntual de material d’oficina i proporcionar-los treballadors d’oficina a temps;
• demani aigua potable, detergents, paper higiènic, tovallons;
• controlar el flux de treball actual: preparar els documents, informes, materials de treball necessaris per a la realització del treball de l’oficina, resoldre altres moments de treball i tasques;
• supervisar diàriament la feina del conductor i el missatger;
• segons el directiu, el gerent d’oficina distribueix els deures entre els empleats, els fixa tasques, posa en coneixement la informació de treball necessària, determina el nivell de la seva responsabilitat, analitza l’efectivitat del resultat;
• calcular i estimar les despeses financeres mensuals sobre el manteniment de l’oficina, supervisar-ne la implementació;
• conserveu un full de temps el nombre de dies i hores treballats per cada empleat dins del mes natural, a temps de transferir el full a la comptabilitat de les nòmines;
• supervisar el compliment de la disciplina laboral: en cas de retards, sortida anticipada del treball, absentisme dels empleats, informar la direcció de l'empresa, fer un seguiment de les infraccions i incompliment del codi de vestimenta;
• organitzar reunions registrar-se i ajudar els visitants a resoldre els seus problemes.

Les principals competències del gerent d’oficina són la preparació i la realització de negociacions, reunions i reunions:

• ha de preparar tots els materials necessaris, assegurar l'assistència als esdeveniments de totes les parts interessades, guardar un registre de la reunió;
• correspondre amb clients i socis de l'empresa, fer materials de correu;
• treballar amb la correspondència d’entrada i sortint d’oficina, registrar-lo, enviar;
• proporcionar assistència i assistència als empleats en la resolució de conflictes i disputes;
• coordinar el treball d’oficina al final de la jornada laboral, revisa equipament d’oficina, enllumenat, sistemes dividits, climatitzadors per a la seva desconnexió de la font d’energia;
• en alguns casos, el responsable de l’oficina és responsable de trobar i contractar nous empleats (posa informació sobre les places vacants necessàries en llocs especials; examina els currículums, realitza una selecció prèvia de sol·licitants, realitza entrevistes);
• informa els clients potencials per escrit o per telèfon sobre el cost de béns i serveis segons la llista de preus;
• assessora la ubicació dels departaments de l'empresa, les seves funcions;
• manté una base de clients empreses;
• Realitza tasques de manteniment del lloc, publicitat de béns i serveis, comanda records, imprimeix, distribueix materials informatius.

Per ocupar el càrrec d’administrador d’oficina, un candidat ha de tenir les habilitats clau necessàries per desenvolupar aquest treball, així com tenir certes qualitats personals i professionals.

Les qualitats personals d’una persona són els components biològics i socials que formen la seva personalitat. Components biològics una persona rep de la natura, els seus pares i avantpassats en forma d’un determinat conjunt de gens. Component social - Aquest és l’entorn social en què va créixer una persona.

Ambdós components formen caràcter i personalitat, dotant a l’individu de certes qualitats, tant bones com negatives. Combinant tots els trets de personalitat d’una persona, podeu obtenir un retrat psicològic fiable i objectiu.

Les qualitats positives de la personalitat inclouen trets de caràcter com:

• l’honestedat
• persistència en l’assoliment de l’objectiu;
• atenció;
• autodisciplina;
• responsabilitat i organització;
• treball, perseverança;
• noblesa interior;
• objectivitat;
• sociabilitat, cortesia, actitud amable amb les persones;
• compostura, determinació, atenció, puntualitat;
• manca de conflicte, capacitat de resolució de disputes entre els empleats, optimisme i positiu en tot;
• rapidesa, enginy ràpid, ajuda;
• activitat, ambició.

Darrere d’aquest tret de personalitat hi ha la criança psicològica i emocional d’una persona, la seva herència i l’entorn social en què va créixer.

Les qualitats negatives de la personalitat inclouen:

• falta de muntatge, descuidament;
• perspectiva deprimida sobre la vida, falta d’optimisme;
• incapacitat per recollir pensaments a temps i resoldre de forma constant les tasques assignades;
• naturalesa agressiva;
• tendència a xafardejar i intrigar.

Les qualitats empresarials d’una persona són la seva capacitat per exercir determinades tasques i funcions laborals.

Podeu jutjar per qualitats empresarials l’eficàcia que l’aspirant podrà organitzar el seu procés de treball, com de bé complirà les seves responsabilitats laborals. Per gestionar l'oficina amb èxit, el sol·licitant ha de posseir, a més de coneixements i habilitats, certes qualitats empresarials, que inclouen:

• educació, nivell d’habilitats;
• experiència laboral;
• aprenent ràpid, adaptació a les noves condicions;
• exactitud d’un mateix i dels altres;
• capacitat de treballar en condicions de multitasca, a la vegada resoldre diversos problemes alhora;
• pensament analític, capacitat de pensar de manera flexible i no convencional, de treure conclusions adequades, de generalitzar;
• visió empresarial;
• qualitats de lideratge;
• voluntat de treballar les hores extraordinàries;
• oratori, diplomàcia i persuasió;
• habilitats de comunicació empresarial.

Les qualitats professionals d’una persona són una combinació de qualitats personals i empresarials, a més de totes les habilitats que va aconseguir adquirir al llarg de la seva carrera. En les seves activitats professionals, el directiu ha de:

• tenir certs coneixements habilitats en gestió d’oficines;
• professionalment posa en pràctica els teus coneixements i habilitats;
• poder treballar amb documents conèixer els principis d’organització del flux de treball, les regles per crear un arxiu;
• ser un usuari segur de l’ordinador i altres equipaments d'oficina;
• conèixer a fons el procés de flux de treball, treballar amb correu entrant i sortint, conèixer les regles per al seu registre, portar de forma ràpida les resolucions del cap a les unitats estructurals, seguir els terminis perquè els empleats de l’empresa puguin executar els documents escrits per ells, enviar la correspondència sortint per correu o missatgeria;
• tenir habilitats administratives;
• Poder escriure ràpidament conèixer els principis i regles per a l’elaboració de determinats documents (ordres, instruccions, instruccions, decrets);
• gestiona ràpidament els coneixements útils (contactes d’emergència, electricitat, lampisteria, serveis de lliurament de dinars);
• conèixer idiomes estrangers (no sempre), tot i que en algunes empreses el coneixement d’una determinada llengua estrangera és el principal condicionant per al candidat i, en aquest cas, l’administrador d’oficines ha de parlar amb fluïdesa en parlar, llegir i escriure en una llengua estrangera;
• poder parlar i escriure correctament, expressa els teus pensaments en un bon idioma literari;
• propi habilitats d’etiqueta comercial.

Cap institució d’ensenyament superior ensenya la professió de gerent d’oficina. Podeu obtenir formació i obtenir un diploma o certificat de formació professional en centres de formació pressupostària o privada, col·legis.

Per regla general, per les grans empreses només volen veure un especialista en aquesta posició només amb estudis superiors, Les petites empreses poden contractar un empleat amb formació secundària o secundària especialitzada.

El principal que presta atenció qualsevol empresari és experiència laboral en aquesta posició, nivell d’habilitats informàtiques, coneixement d’equips d’oficina i capacitat per treballar-hi, coneixements bàsics de la documentació i l'arxivatge, coneixement de llengües estrangeres.

Cal redactar correctament un currículum i obtenir una posició molt apreciada amb detall, però digueu sincerament tota la informació sobre vosaltres mateixos: qualitats personals, professionals, empresarials, experiència laboral en una posició similar, nivell d’educació.

El nivell de salari previst deixarà clar a l’empresari què pot oferir i què sol·licita el candidat.

No donar informació falsa sobre experiència laboral, educació - Tot això es pot comprovar fàcilment, en aquest cas la vacant per al sol·licitant serà inaccessible, simplement el rebutjaran.

La presència d'una fotografia és un moment positiu per al candidat, l'empresari ha de saber quin plantejament té en compte. El responsable de l’oficina és la cara de l’empresa i no és indiferent per a l’empresari que la representarà.

Assegureu-vos d'indicar el nivell de la vostra formació, sovint l'empleador per a aquesta posició accepta especialista amb formació econòmica, legal, psicològica o filològica superior.

Aquesta informació serà útil per a l'empresari.

Quan compileu un currículum, seguiu la vostra estructura:

• informació personal - nom, edat, contactes;
• personal - la secció es considera que no és obligatòria per a l’execució, però és millor omplir-la;
• habilitats bàsiques - indiqueu quins són els programes d’oficina, enumereu tots els cursos de formació continuada, seminaris, formacions i altres formacions addicionals que hagueu realitzat;
• experiència laboral - enumereu totes les vostres pràctiques, pràctiques, projectes finalitzats, programes de voluntariat, en ordre cronològic, indiqueu les empreses per a les quals havíeu treballat anteriorment, formació i formació (reflectiu tots els programes i indicacions educatives que heu completat);
• recomanacions - en aquest apartat, indiqueu els noms i contactes de les persones que us poden recomanar a un nou empresari, que us respongui positivament.

Si un sol·licitant de feina amb experiència laboral no sol·licita el càrrec d’administrador d’oficina, seria millor no reflectir-ne en cap cas aquesta secció. No és necessari mostrar a l'empresari una manca de coneixements i habilitats. En aquest cas, és millor descriure les vostres qualitats personals i empresarials, quin tipus d’educació teniu bàsica i addicional (seminaris, formacions).

Com a experiència laboral, es poden especificar pràctiques industrials, pràctiques universitàries, habilitats en l’organització d’esdeveniments específics, participació en olímpies, conferències, competicions i tot tipus de proves. Si teniu èxits i èxits que estiguin directament relacionats amb el vostre treball futur, assegureu-vos d'escriure aquesta informació en un resum.