مصفوفة أيزنهاور - استخدم الوقت بشكل صحيح

في قرننا سريع الخطى بجنون ، لا يبدو أن الوقت يمضي فقط ، ولكنه يطير بسرعة طائرة تفوق سرعتها سرعة الصوت. في مثل هذه الدورة من الأحداث والأيام ، المحملة بكتلة من الشؤون والخطط ، غالبًا ما لا يمكننا تحقيق حتى نصف ما تم التخطيط له. وأريد التقاط كل شيء. كيفية استخدام الوقت بشكل صحيح ، باستخدام مصفوفة أيزنهاور ، سننظر في مزيد من التفاصيل.

الوقت هو كل ما لدينا. للأفضل أو للأسوأ ، نحن نعيش حياتنا يعتمد بشكل مباشر على كيف وما نقضي وقتنا عليه. وأولئك الذين يرغبون في الحصول على وقت للقيام بالكثير في طريقهم ، كقاعدة عامة ، يتعلمون إدارة وقتهم بفعالية. إدارة الوقت (إدارة الوقت) ليست أكثر من التخطيط. إنه يساعد على التوقف عن القلق بسبب الشعور المرير بأن الوقت قصير ، وأنه يفتقر إلى حد كبير ، وبسبب هذا لم يتم القيام بأي شيء.

ذات مرة ، كان الشخصية العسكرية والسياسية الأمريكية الشهيرة دوايت ديفيد أيزنهاور منخرطة بشكل جدي في إيجاد حل لمشكلة التخطيط الفعال ، وكان أيضًا رئيسًا للولايات المتحدة. وتمكن من إيجاد حل لهذه المشكلة ، حتى أنه توصل إلى حل له نظام إدارة الوقت.

لقد حدث أن الدماغ البشري يتعرف بشكل أسهل وأكثر سهولة على المعلومات المنظمة ، أي يتم إدخالها في نظام معين ، مقسمة إلى أرفف. في نفس الوقت ، سيكون من الجيد تصور هذه الرفوف ، لجعلها مرئية ، على سبيل المثال ، باستخدام نوع من الرسوم البيانية أو الرسوم البيانية.إن مبدأ توزيع الحالات هو بالضبط ما يكمن وراء مصفوفة أيزنهاور ، والتي تعد واحدة من الطرق الرائدة في نظرية الإدارة الفعالة للوقت.

تصور خطة الإجراءات والإجراءات باستخدام المصفوفة بسيط للغاية. ارسم مربعًا على الورق ، قسّمه بخطين متعامدين إلى أربعة حقول متساوية. يجب أن تحصل على نافذة بها شواية على شكل صليب. ستقوم هذه الحقول بتقسيم حالتك إلى 4 مجموعات ، كل منها سيعتمد على علامات الأهمية / عدم الأهمية والإلحاح / عدم الاستعجال. الحقول التي تتكون من تقاطع الخطوط تسمى الأرباع (المفهوم الرياضي) ويشار إليها على النحو التالي:

• الربع أ (مهام مهمة وعاجلة) ؛
• الربع باء (مهام مهمة ولكنها ليست عاجلة) ؛
• الربع C (ليس مهمًا ، ولكنه مهمات عاجلة) ؛
• رباعي D (مهام غير مهمة وغير عاجلة).

مصفوفة أيزنهاور لها مزايا وعيوب. سنصف كل من ذلك وآخر ، وسنبدأ بالمزايا.

• على الرغم من اسمها "matrix" ، الذي يعني شيئًا معقدًا ، إلا أنه من السهل جدًا فهم النظام وتطبيقه دون أي صعوبة.
• تنقسم الحالات والأهداف والأهداف إلى 4 فئات فقط ، وهذا يساعد على التنقل فيها بشكل أفضل.
• يتيح لك توزيع المهام وفقًا لمعايير الاستعجال والأهمية دفع الأمور غير العاجلة وغير المهمة إلى الخلفية ، مما يتيح لك الانتقال إلى المقدمة المهمة والعاجلة. هذه هي الطريقة التي يتم بها تحليل الحالات وتصفيتها. يتم التخلص من تلك التي لا تحتاج إلى إضاعة الوقت على الإطلاق.
• الميزة الرئيسية هي أن المصفوفة تسمح لك بجعل تكاليف الوقت فعالة قدر الإمكان ، والتي بدورها تجعل من الممكن القيام بكل شيء في الوقت المحدد.

مساوئ هذا النظام متاحة أيضا.

• المصفوفة غير فعالة في التخطيط على المدى الطويل. وهي مناسبة للشؤون الجارية أو للمستقبل القريب.
• عندما لا تكون هناك أهداف يومية ، فلا حاجة لاستخدام مثل هذا النظام.
• لاستخدام المصفوفة بشكل فعال ، تحتاج إلى توزيع الأهداف بسرعة ودقة في مجموعات. للقيام بذلك ، تحتاج إلى فهم أي منهم يمكن تعيينه بدرجة "مهمة" ، وأي الأهداف ليست مهمة جدًا ، والتي يجب إكمالها بشكل عاجل ، وأيها اختياري. مثل هذا التدريب يستغرق وقتًا ، أي أن المصفوفة لا "تعمل" لك على الفور ، لكنها ناقص.
• ونتيجة للفقرة السابقة ، قد تكون هناك أخطاء في دقة تعيين الحالات بحالة معينة.

نعتبر كل رباعي من المصفوفة بمزيد من التفصيل.

إذا كنت خبيرًا في التخطيط ، فسيكون الربع A فارغًا. إذا ظهرت أشياء فيه ، فهذا يشير إلى تنظيمك الضعيف. تسمح بالتعليم في شؤون النقب والعقبات. سبب هذه الصورة ، كقاعدة عامة ، الكسل.

أو قد لا تحدد الأولويات بشكل صحيح. بالطبع ، أحيانًا ما تكون مثل هذه الحالات مسموحًا بها ، ولكن عندما تتم ملاحظة ذلك بشكل منهجي ، فمن الضروري ببساطة العمل على الانضباط الذاتي الشخصي. من أجل تجنب "تسوية" البدعة في الربع A ، من الضروري التعامل مع المهام التي تم إدخالها في الحقول المتبقية في الوقت المناسب.

ولكن لا يزال من الممكن إدخال قائمة مهام صغيرة في الربع أ. يمكن أن يكون:

• القضايا الصحية ؛
• الحالات ، التي يمكن أن يؤدي فشلها إلى ظهور المشاكل ، ويؤدي إلى تدهور نوعية الحياة ، ويهدد رفاه الأسرة والعمل ؛
• الحالات ، التي سيؤدي فشلها إلى تعقيد كبير في الطريق إلى تحقيق الأهداف الرئيسية أو يؤدي إلى تعطيلها ؛
• مخرج من مختلف حالات الطوارئ والأزمات.

ومع ذلك ، إذا كان لديك العديد من النقاط في هذا الربع ، فعليك التخلي عن جميع الجهود للقضاء عليها. ولا تنس أن تنفيذ بنود معينة من قائمة المهمات والعاجلة يمكن إعادة توجيهها بالكامل ، وتفويضها إلى شخص من الوكلاء ، فليس من الضروري تحمل العبء الكامل لجميع الشؤون فقط على نفسك.سيساعد هذا النهج على التعامل بسرعة مع ملء الربع أ.

تظهر الملاحظات أن الأشخاص الذين يفضلون حل المشاكل من الربع B يصبحون الأكثر نجاحًا ، ويرتقون السلم الوظيفي بسرعة أكبر ، وأكثرهم ازدهارًا ماليًا ، ولا يفتقرون إلى الوقت ويعيشون حياة متناغمة وكاملة. تنتمي المهام غير العاجلة إلى فئة أكثر الواعدة والأولوية ، وإذا كان الشخص يوليهم اهتمامه الرئيسي ، فإن كل شيء يتطور كما ينبغي.

يجب أن يوضع في الاعتبار أن عدم وجود الاستعجال في المجموعة ب يؤدي في بعض الأحيان إلى تأخير في تحقيق النقاط المحددة ، وينتقلون إلى المجموعة أ ، حيث سيتطلبون بالفعل استجابة سريعة. إذا قمنا بحل المهام المهمة ، ولكن ليست العاجلة بشكل تدريجي ومنتظم ، فستتم هذه العملية بهدوء وكفاءة. من الضروري التعامل مع هذا النوع من الأعمال بشكل مسؤول ، وعدم وجود الاستعجال يجعل من الممكن التحكم الكامل في تقدم المسألة ، وتقديم جميع التفاصيل إلى المثالية ، والتفكير بوضوح من خلال جميع الخطوات ، وبالتالي الحصول على نتيجة مثمرة.

تعلمك مصفوفة أيزنهاور في المقام الأول كيفية ترتيب الأولويات. وهذا يعني أن أهم شيء في التخطيط هو القدرة على التمييز بين الأمور المهمة التي تقودك إلى أهداف عظيمة من الأهداف الثانوية. المهام التي يجب إدخالها في المجموعة ج ليست مهمة ، في جوهرها ، هذه أشياء تصرف الانتباه عن الأهداف الرئيسية ، فهي لا تساهم في التقدم ، ولكن على العكس من ذلك ، فإنها تعوق فقط عملية التنمية. غالبًا ما تمنعك من التركيز على تحقيق أهداف مهمة وبالتالي تقلل من فعالية زمن الماضي.

لا يجب الخلط بين الأمور العاجلة من الحقل C ، وهي غير مهمة ، مع الأمور العاجلة من الحقل A ، والتي تعتبر مهمة للغاية. هذا ، كقاعدة عامة ، يؤدي إلى حقيقة أن المهم الحقيقي سيبقى في الخلفية. من الأمثلة الحية على مثل هذا الموقف الاجتماعات التي يفرضها شخص من الخارج لا تحتاجه ، أو إفراغ المحادثات الطويلة ، الذهاب إلى الحفلات والاحتفالات ، الدعوات التي تأتي من أشخاص لا تهمك ، نوع من الأعمال المنزلية ، انهيار الأجهزة المنزلية وما شابه ذلك. نعم ، يجب أن يتم ذلك على وجه السرعة ، لكن حل هذه المهام ليس ضرورة حيوية ، ولا يترتب على فشلها في تحقيق أي مشاكل.

لا تعطي الطبقات من هذه المجموعة أي شيء ، على العكس من ذلك ، يمكن أن تسبب الكثير من الأذى. يجب أن يتم تأجيلهم حتى وقت لاحق ، ومن الأفضل تجاهلهم تمامًا. ولكن يجب أن يعرف العدو من خلال البصر - من الضروري تجميع قائمة بهذه "الآفات" في الحقل D ، لأن هذه هي الأنشطة التي "تلتهم" عصرنا. هذه الأشياء هي مغرية وجذابة للكثير من الناس بسبب صراحتهم ووعدهم بإعطاء الاسترخاء والمتعة ، لقضاء الوقت في النعيم الحلو.

هذه الخصائص لهذه "الحالات" تخلق إغراء كبير للتعامل معها في المقام الأول ، وترك ، كما يقولون ، العالم كله ينتظر. قد يكون من الصعب للغاية الخروج من مجموعة من هذه العناصر الزائفة ، لأنها تسحب شخصًا حقًا. ولكن لا ينبغي التخلي عن محاولات تدمير عادة التعامل معها.

تتضمن هذه الأنشطة:

• محادثات حول لا شيء ، محادثات فارغة لا معنى لها (عبر الهاتف والعيش) ؛
• نفس المحادثات من الفقرة السابقة ، والمراسلات في الرسل ، والشبكات الاجتماعية ، وجميع أنواع الدردشات ؛
• مشاهدة الأفلام والمسلسلات والبرامج التليفزيونية التي لا تحمل حمولة دلالية ، تصرف الانتباه عن المشكلات والشؤون الخطيرة ، مما يتسبب في العديد من المشاعر السلبية ؛
• ألعاب الكمبيوتر وغيرها (غير النامية).

الراحة للجسد والروح ضرورية بلا شك ، ولكن هناك العديد من الطرق المفيدة الأخرى لتنفيذه:

• قراءة الأدب الجيد ؛
• رحلات إلى المعارض والمسارح والمتاحف ؛
• ألعاب تطوير الذكاء ؛
• دروس في المسبح ، صالة الألعاب الرياضية ، المشي لمسافات طويلة على حلبات التزلج ، الرحلات الميدانية خارج المدينة ، السفر ، إلخ.

إذا لم تتمكن من القضاء تمامًا على الأنشطة الضارة من المجموعة د من حياتك ، فيجب عليك على الأقل محاولة تأخيرها ، والانتباه إليها فقط عند اكتمال الأشياء من المجموعتين أ و ب. ولكن حاول تقليل مقدار الوقت الذي تقضيه في الأنشطة "الفارغة" .

هناك احتمال كبير لإسناد المسألة إلى مجموعة غير مناسبة. هذه هي المشكلة الرئيسية في بناء التسلسل الهرمي لأولوياتنا. لتسهيل التعامل معها ، تحتاج إلى تعلم كيفية الإجابة على سؤالين بمساعدة كلمتين - "نعم" أو "لا". على سبيل المثال: "هل سيساعدني تنفيذ هذه الحالة على الاقتراب من هدفي الرئيسي؟" الجواب "نعم" يعني أهمية القضية ، والجواب "لا" غير مهم.

"إذا لم أحل هذه المشكلة الآن ، فهل ستفقد أهميتها غدًا؟" الجواب "نعم" يعني إلحاح الأمر ، والإجابة بـ "لا" - وليس إلحاحية. بعد تحديد الفئة لكل درس بهذه الطريقة ، قم أولاً بأشياء من المجموعة أ ، ثم من المجموعة ب.

أفضل وقت لتجميع المصفوفة هو بداية يوم جديد. فكر جيدًا في المهام التي تواجهها في المستقبل القريب واكتبها في شكل قائمة منتظمة. ثم اختبر كل منهم باستخدام الأسئلة أعلاه ووضعها في الحقول وفقًا للإجابات. لا تنس أن تذكر أصغر وأهم الحالات ، التي تأخذ وقتنا هباء.

العدد الإجمالي للمهام التي تحددها لنفسك. بعد تقسيم الحالات إلى فئات مناسبة ، يمكنك الكتابة في دفتر ملاحظات أو إنشاء قائمة مريحة منتظمة في منظم الهاتف مع انخفاض الإلحاح والأهمية ، بحيث تكون الأولى في القائمة هي الحالات من المجموعة أ ، والثانية من ب ، والثالثة من ج ، ومن د ليس عليك الكتابة على الإطلاق. لا تنس أن المهام من المجموعتين أ و ج تخضع لتفويض الأقارب أو الأصدقاء أو الزملاء أو المرؤوسين. لكن المجموعة ب - هذه هي الأشياء التي من المهم القيام بها بمفردها.

يمكن استخدام مصفوفة أيزنهاور من قبل كل من يحتاج إليها. إنه جيد لأنه سيكون مفيدًا بنفس القدر للجميع ، بغض النظر عن العمر والوضع الاجتماعي: رؤساء المنظمات والشركات ، والعمال العاديين والعاملين في المكاتب ، وربات البيوت ، والطلاب ، والأطفال الذين يدرسون في المدارس.

دعونا نلقي نظرة على مثال لما قد تبدو عليه التسجيلات اليومية في نظام أيزنهاور.

مجموعة من الأمور العاجلة والمهمة:

• قم بقيادة السيارة إلى محطة الخدمة لإصلاحها ، لأنني أحتاج إليها للعمل ؛
• تقديم تقرير ربع سنوي ؛
• التعامل مع مشكلة في بطاقة الائتمان.

مجموعة من الأمور العاجلة ولكنها مهمة:

• لتطوير موضوع جديد وتحديد الاتجاهات الرئيسية لمشروع جديد ؛
• الإقلاع عن التدخين
• تعلم اللغة الإنجليزية.
• شراء عضوية صالة رياضية.

مجموعة من الأمور العاجلة ولكنها ليست مهمة:

• الذهاب إلى ذكرى سان سانيش من القسم القانوني ؛
• نهنئ الجميع على الشبكات الاجتماعية في اليوم الأول من الربيع.

مجموعة الشئون العاجلة وغير المهمة:

• تنظيف الخزانة
• قم بعمل أشياء في الميزانين ؛
• مشاهدة المسلسل.
• اللعب بببغاء.

يمكن مقارنة مصفوفة أيزنهاور بنظام تنقية ، مرشح يسمح لك بالتخلص من الأشياء غير الضرورية. في البداية ، قد تحتاج إلى تجميعها يوميًا ، ولكن مع تراكم الخبرة ستبدأ في الشعور عند مستوى الحدس بأي عمل ينتمي إلى أي فئة. وبمجرد أن يتم إتقان نظام إدارة الوقت ، وتتعلم كيفية استخدامه بكفاءة ، وكذلك توزيع الحالات بشكل صحيح وفقًا للرباعيات ، ستشعر على الفور بزيادة في الحرية.ستبدأ في الحصول على الوقت للقيام بكل شيء في الوقت المحدد وفي نفس الوقت عدم التسرع ، ستعود حياتك إلى طبيعتها ، وستتحقق فجأة الأهداف التي تبدو غير قابلة للتحقيق. وسوف تضمن وجود حالة ممتازة ومعنويات عالية وحيوية ونشاط.

الانضباط هو أساس النجاح. من المؤكد أنك انتبهت إلى هؤلاء الأشخاص الذين يفتقرون إلى مثل هذه الصفات ، فهم في زوبعة لا تنتهي من "الأفعال" التي لا تنتهي ، إنهم يفعلون دائمًا شيئًا فارغًا لا معنى له ، ولكن ، وفقًا لتصريحاتهم ، أمر مستحيل. ومشهد هؤلاء الناس مرهق باستمرار ، منهك ، مفقود ، بائس. إنهم دائما منزعجون ، وضيق الأرق.

إذا كنت لا تريد أن تكون مثل هذا ولا تريد أن تثير في الناس التعاطف والشفقة فقط ، فعليك أن تتصرف على أساس عكس ذلك. إذا حدث كل شيء بالنسبة لهم ، وتريد النتائج المعاكسة ، فأنت بحاجة إلى التصرف بالطرق المعاكسة. وهي: ترتيب الانضباط ، وإتقان طرق التنظيم الذاتي ، والالتزام بخطط وجداول وأنظمة واضحة ، وفهم واضح متى وماذا تفعل ، والأهم من ذلك ، لماذا كل هذا ، ما هو الغرض. وستكون مصفوفة أيزنهاور مساعدًا كبيرًا لك في هذه الأمور.

بعد كل شيء ، لم يكن لشيء أن مؤسسها ، الذي تحمل اسمه ، تمكنت من بناء مثل هذه المهنة المذهلة وتصبح واحدة من أشهر وأشهر رؤساء الشعب الأمريكي ، وكذلك شخصية عسكرية ناجحة للغاية. وكل هذا على الرغم من حقيقة أن هذا الرجل العظيم ولد في عائلة فقيرة. يمكنك أخذ مثال من هؤلاء الأشخاص بأمان واستخدام الأدوات التي اخترعها.