كيف ترسل دعوة لمقابلة؟

شاغر في أي شركة ، لا يمكن للشركة أن تظل مفتوحة دائمًا: إنه مفهوم مؤقت. ينقطع وجودها إما بإيجاد موظفة جديدة في مكان الموظف السابق ، أو بإلغاء ، وإعادة تنظيم الوظيفة التي ظهرت فيها واختفت بشكل دوري.

الشواغر المفتوحة هي تذكير دائم بأن الشركة تحتاج إلى موظف أو منفذ (رئيس مرؤوس أو مرؤوس لوحدة أو قسم). دعوة المرشحين لإجراء مقابلة هي الخطوة الأولى لإغلاق الشاغر الذي خلقه الموظف السابق عندما غادر صاحب العمل. يرسلونها بعناية - فهي تخبر الموظفين الجدد في المستقبل عن الشركة في بعض الأحيان أكثر من البيانات الفعلية المتاحة عنها في المجال العام.

على الرغم من أن الدعوة لإجراء مقابلة لها بعض المبادئ العامة والقواعد غير المكتوبة ، في النهاية يجب كتابتها بأي شكل من الأشكال. وفقا لها ، يطور المتقدم الانطباع الحقيقي الأول للشركة حيث يتم استدعاؤه للعمل. يمكن أن يكون الممثل إما متخصصًا ، أو مديرًا لاختيار الموظفين ، أو أحد القادة. في حالات نادرة - حتى الرئيس التنفيذي ، المالك ، المؤسس - عندما تكون الشركة صغيرة ولها مكتب واحد. القاعدة الرئيسية هي توصيل توقعاتك بوضوح إلى المتقدمين ، دون التهرب من الامتثال لقواعد المراسلات التجارية وإنشاء اتصالات مهمة للعمل.

يمكن إصدار الدعوة كنداء خطي أو شفوي لمقدم الطلب الذي تم اختياره من قبل الشركة.يتم اختيارهم وفقًا لنتائج الاختيار من ملخص للعديد من المرشحين الذين تقدموا بطلبات لشغل وظائف شاغرة محددة.

يعد الاتصال بالمتقدم عن طريق الهاتف المحمول الطريقة الأكثر شعبية وحيوية لإقامة اتصال تجاري معه. عند الاتصال ، يجب على الشخص الذي يختار الموظفين:

• قدم نفسك - الاسم واللقب والشركة والمنصب ؛
• اسأل عما إذا كان من المناسب له التحدث الآن أو معاودة الاتصال بشكل أفضل ؛
• تقديم عنوان المكتب حيث تتم دعوة هذا المرشح ؛
• حدد تاريخ ووقت توقعه واسأل عما إذا كان سيتمكن من الوصول إلى مكان المقابلة في الوقت المحدد.

من الضروري تجنب التلعثم والكلمات الطفيلية. والأفضل من ذلك ، أنه عندما لا يتمادى ممثل الشركة ولا يتكلم. في الشركات المسؤولة ، يحاولون منع هؤلاء الأشخاص من تجنيد العملاء والتواصل معهم. ومع ذلك ، هناك حالات عندما ، على سبيل المثال ، تجاهلت مكاتب التحصيل هذه القاعدة تمامًا ، مما جعل الشخص يعاني من مشاكل الكلام المذكورة أعلاه على الهاتف. هذا مثال مضاد ، تجاهل هذا.

من المنطقي أن تكتب دعوة لمقابلة عبر البريد الإلكتروني عندما يشير مقدم الطلب إلى عنوان بريده الإلكتروني. يمكن تكرار الدعوة المكتوبة إما في حالة وجودها ، أو إرسالها عندما تكون فترة الانتظار قصيرة ، وقد فات مقدم الطلب مكالمة من الشركة التي تنتظره.

في الحالة الأخيرة ، يتم استخدام البريد الإلكتروني عندما يكون البحث عن موظف عاجلاً وعاجلًا. على سبيل المثال ، أصبح من المعروف أن الزميل السابق لصاحب العمل تعرض لحادث وتوفي. ويجب أن يستمر شخص ما في العمل معه ، حيث أن هذا المنصب هو واحد من المناصب الرئيسية ، والعمل البسيط سيضر بشكل خطير بأعمال الشركة.

بعد تمرير جميع التأكيدات الرسمية على عجل وبصورة قانونية ، الإعلان عن الوظيفة الشاغرة على الفور ، سيجد صاحب العمل على الفور مرشحين جدد. لكنه سيطبق أوقات انتظار ضيقة وسيعمل بسرعة حسب ترتيب الأولوية ، مبنيًا في قائمة انتظار يومية حية. بالإضافة إلى ذلك ، لا يستخدم العديد من الباحثين عن عمل البريد الإلكتروني في كثير من الأحيان.

إذا لم تتمكن من الوصول إلى المرشح المناسب (إذا كان هناك واحد ، فلا يوجد آخرون) ، فإن كتابة دعوة عبر البريد الإلكتروني يمكن أن يكون خطوة مفيدة. تبدأ رسالة الدعوة بتحية و / أو مناشدة لمقدم الطلب بالاسم والنص. تحدد الرسالة معلومات عن الشركة ، وتشير إلى تاريخ ووقت وعنوان الاجتماع. ينتهي الاستئناف لمقدم الطلب برغبة في النجاح في العمل المستقبلي. حتى عندما يستمر هذا العمل ليس في هذه الشركة ، ولكن خارجها. يسمي الممثل اسمه ولقبه وكذلك المنصب.

خيار "متقدم" - ابحث عن باحث عن عمل بواسطة messenger (Skype و WhatsApp و Telegram و Viber) - والكتابة إليه أو الوصول إليه باستخدام الاتصال الصوتي لحزمة VoIP ، حتى في حالة عدم توفر الهاتف المحمول الخاص بالمشترك. الحقيقة هي أنه يمكن لمرسلي مقدم الطلب العمل على أداة أخرى حيث لا توجد بطاقة SIM على الإطلاق أو ليس بها رقم هاتف. ثم لن يتم الحوار على شكل رسائل (جافة وموجزة) ، ولكن في شكل محادثة تجارية أكثر "حيوية" وهادئة ("سؤال وجواب").

كن على هذا النحو ، مراعاة آداب العمل: أنت فقط موظفون في المستقبل. إذا كان من المستحيل الاتصال عبر الرسل ، فسيرسل صاحب العمل رسالة SMS إلى مقدم الطلب ، تشير بشكل موجز إلى الشركة وقسمها (القسم ، الفرع) ، والرغبة في الاجتماع والعنوان ومكان الاجتماع والتاريخ والوقت.

في السابق ، قبل ظهور الهواتف المحمولة ، تم "إرسال" الرسالة إلى جهاز النداء. إذا لم يكن لدى مقدم الطلب هاتف منزلي ، يتم إرسال خطاب منتظم إلى عنوان إقامته نيابة عن المدعى عليه المفوض.

يجب أن يكون لدى المجند مهارات الاتصال التجارية. لإبرام اتفاق واضح ، تجنب الكلمات الطفيلية والتأتأة. استجب بسرعة وكفاية لما يحدث. تأتي مهارات الاتصال مع خبرة عملية.

لا تكشف عن معلومات غير ضرورية أو تجرم معلومات عن نفسك. ولكن ليس من المفيد خداع بعضهم البعض عندما يكون لدى كل منهما أسئلة محددة حول موضوع المحادثة. الحقيقة الخفية ، حتى لو كانت غير جذابة ، سيتم الكشف عنها إما في المقابلة ، أو عندما يصبح مقدم الطلب موظفًا كاملًا في الشركة. قد تصبح هذه المعلومات سببا لرفض إبرام اتفاق بشأن العمل المقبل أو للفصل المفاجئ لموظف جديد من مكان عمله المكتسب حديثا.

من الحكمة استخدام النموذج ، ولكن ليس نسخه. إذا تمت معالجة التطبيقات بواسطة الموقع ، فإنه يعتمد على برنامج نصي يعمل على تسريع معالجة الحروف. نموذج نص ، حتى عندما يكون معيارًا ، من الأفضل إعادة إنشائه قليلاً ، لتحديثه. على سبيل المثال ، رسالة من MTS حول توظيف مساعد مبيعات جديد في أحد المتاجر.

“عزيزي إيفان بتروفيتش!

لقد أرسلت سيرة ذاتية لوظيفة كمساعد مبيعات لمتجر يقع على العنوان التالي: منطقة روستوف ، أزوف ، شارع. موسكو ، 23.

شكرا لأخذنا بضع دقائق! بناءً على نتائج اختيار المرشحين ، اخترناك ، لأنك أفضل من الآخرين الذين اتصلوا بنا. إن معرفتك وخبرتك ومهاراتك مهمة جدًا بالنسبة لنا. نحن مهتمون بالتعاون المثمر والفعال معك.

نحن نبحث عن موظف في المقعد الشاغر. ندعوك لمقابلتنا على العنوان أعلاه. نحن في انتظارك يوم الاثنين 14 أكتوبر 2019 الساعة 11:00. إذا كنت تنوي إعادة جدولة الاجتماع ، فأخبرنا بإحدى الطرق:

• بالرقم: 8-918-123-45-67 (اختصاصي اختيار أفراد MTS في روستوف-نا-دونو) ؛
• على الخط الساخن 8-800-333-08-90 (اتصل بمشغل مركز اتصالات MTS معرف التطبيق: 117-568-902) ؛
• عن طريق إرسال بريد إلكتروني إلينا: work @ mts. رو.

نأمل أن نلبي توقعاتك. نتمنى لكم التوفيق!

مع خالص التقدير ، رومان أ. جريفتسيف ، أخصائي التوظيف ،

فرع روستوف من شركة MTS.

يوضح هذا النموذج: توجيه انتباه مقدم الطلب أولاً إلى ما يريده - وليس إلى ما تريده أنت وشركتك. سوف يفاجأ ويتملق من مثل هذه المعاملة.

يوافق المتقدم الذي لم يعثر على وظيفة أخرى خلال هذا الوقت على الدعوة. ولكن عندما يتم العثور على وظيفة بالفعل ، يبلغ صاحب العمل. تصرف بأدب. إذا لم تأت لسبب معين ، حاول عدم قطع الاتصال نهائياً. بعد ذلك ، قد يتصل بك صاحب العمل مرة أخرى إذا فقدت وظيفتك الحالية.

يعتمد إعداد رد على دعوة عن طريق الرسائل القصيرة أو البريد الإلكتروني أو من خلال المراسلات الفورية على نفس شرائع المراسلات التجارية. الرد على الدعوة في أقرب وقت ممكن. من الناحية المثالية ، عندما يتم تكوين الإشعارات حول الرسائل الواردة ، ويتم فرز الرسائل نفسها في مجلدات ، مما يسهل استجابتك لطلب صاحب العمل. في النهاية ، اشكر الشخص على انتباهك له.