الملخص

ملخص سكرتير الكتابة نصائح

المحتويات

ماذا يفعل الاختصاصي؟
هيكل
ما لا تحتاج للإشارة؟
كيف تكتب رسالة تغطية؟
عينات

يتولى سكرتير الشركة مهام تنظيم العمل الجماعي العمالي ، وعلى وجه الخصوص رئيس الشركة. هذا مساعد لرئيس الشركة ، وبالتالي يتم فرض متطلبات صارمة للغاية على المرشحين لهذه الوظيفة الشاغرة. دعونا نتناول المزيد من التفاصيل حول قضايا إعداد السيرة الذاتية الناجحة للتقدم لوظيفة وزير.

ماذا يفعل الاختصاصي؟

يتطلب عمل أي سكرتير القدرة على التحول بسرعة من نوع من نشاط العمل إلى آخر. يقوم هذا الشخص بمجموعة متنوعة من المهام ، ولكن جميعها تهدف إلى مساعدة الشخص الأول في الشركة في العمل ، بالإضافة إلى توفير وقته في العمل والوقت الشخصي. تقليديا ، تشمل المهام الوظيفية لهذا الاختصاص الأعمال الورقية ، والعمل مع الهاتف ، PBX والمعدات المكتبية ، وإعادة توزيع المكالمات ، وكذلك تنظيم الاجتماعات ورحلات العمل وبعض الأعمال الأخرى.

سكرتير في حفل الاستقبال وهو مسؤول عن الاستقبال الأولي للعملاء والزوار ، والاتصال عبر الهاتف ، واستلام الفاكسات ، بالإضافة إلى دعم الخدمة لمفاوضات الرئيس.
الواجبات الإدارية يشمل تنظيم التفاعل الأكثر فعالية بين موظفي المؤسسة ، والحفاظ على النظام في المساحات المكتبية ، وصيانة المعدات المكتبية ، وتزويد مكتب الشركة بكل ما يلزم من القرطاسية والسلع المنزلية.
تختلف مهام المساعد الشخصي للقائد قليلاً. هذا المتخصص على اطلاع دائم بالأحداث القادمة.يقع على عاتقه وضع جدول لاجتماعات العمل للمدير ، وإنجاز مهامه الشخصية والعديد من المهام الأخرى ، والتي عادة ما يتم تحديدها بشكل فردي في كل حالة.
كاتب محكمة عادة ما يكون مرتبطًا بقاض واحد - يشارك هذا الضابط في جلسات المحكمة ويقوم بجميع الأعمال الوثائقية اللازمة. يعمل كاتب المحكمة في أرشفة المستندات ، ونقل المواد إلى المكتب ، والاحتفاظ بسجل لجلسة المحكمة ، وكذلك إرسال مذكرات الاستدعاء. متطلبات هذا المنصب عالية جدًا: يجب أن يكون الموظف حاصل على تعليم قانوني عالٍ وعلى الأقل سنتين من الخبرة المهنية.
المتحدث الرسمي يشرف على قضايا عرض العلامة التجارية ، ويتفاعل مع وسائل الإعلام ، ويجمع مجموعة مختارة من الأخبار الحالية. يقبل المساعد الشخصي جميع المراسلات ، ويجهز جميع أوراق العمل لأول شخص في الشركة ، ويجمع المعلومات بطريقة أو بأخرى تتعلق بتبني قرارات مهمة ، ويقوم أيضًا بتنفيذ أوامر لمرة واحدة من الرئيس.

التفاصيل موجودة أيضًا في أنشطة مساعد كاتب العدل ، سكرتير المترجم ، وكذلك موظفي الوحدة التعليمية في المدرسة.

هيكل

تتكون أي سيرة ذاتية من عدة كتل. فيما يلي توصيات حول ما يجب الإشارة إليه في كل منها للسكرتير المستقبلي.

المسؤوليات

في نسخة موسعة ، قائمة المهام الوظيفية لأي سكرتير هي كما يلي:

قبول الرسائل والطلبات الواردة وإعادة توزيعها ونقلها إلى الأشخاص المسؤولين ؛
استقبال الوثائق للتوقيع على الرأس ؛
الرد على المكالمات الواردة وإعادة توجيهها ؛
تنظيم المفاوضات التجارية للرئيس ؛
إعداد الطعون والخطابات والوثائق الأخرى بناء على طلب الرئيس ؛
التحضير للاجتماعات واجتماعات العمل ، وجمع المواد اللازمة ، وإخطار جميع المشاركين بالحدث عن مكان ووقت عقدها ، ووضع اللمسات الأخيرة على محاضر الاجتماعات ؛
توفير الخدمات لتنظيم اجتماع ضيوف الرئيس ؛
السيطرة على تنفيذ موظفي الشركة لأوامر الإدارة ؛
تزويد إدارة الشركة بما يلزم من القرطاسية والمعدات المكتبية وغيرها من الوسائل لتسهيل التشغيل السلس للموظفين ؛
استقبال الزوار ؛
الاحتفاظ بأرشيف الشركة ؛
تنظيم رحلات العمل لأول شخص في الشركة: شراء التذاكر ، وكذلك حجز غرف الفنادق ؛
تنفيذ تعليمات أخرى.

إذا كنت تقدمت بطلب للحصول على وظيفة سكرتير مساعد ، فاستعد لأن قائمة الواجبات ستشمل التحقق من الوثائق ، وإعداد المراجعات التحليلية ، وجمع المواد للتقارير والخطب.

المهارات

يجب أن يتمتع المرشح الناجح لمنصب السكرتير بالمهارات التالية ، والتي يمكن الإشارة إليها في السيرة الذاتية:

الأعمال الورقية
إجراء محادثات هاتفية ؛
الاجتماع والتشاور الأولي للعملاء ؛
دعم المكتب ؛
معالجة المراسلات ؛
تنظيم الأحداث واجتماعات العمل ؛
إدارة وقت الرأس ؛
المعرفة بمعدات المكاتب وبرامج أجهزة الكمبيوتر المكتبية.

تعتمد المهارات المحددة ذات الأولوية على مجال نشاط الشركة. على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى سكرتير في مركز طبي ، فمن غير المحتمل أن تكون هناك حاجة إلى معرفة متعمقة بالأوراق وسير العمل ، فلن تحتاج إلى القدرة على وضع المستندات للحصول على تأشيرة. يتطلب هذا الموقف القدرة على التواصل مع العملاء ، ومعرفة أساسيات الشؤون الطبية ، والقدرة على التواصل على الهاتف بكميات كبيرة.

الإنجازات

تعتبر الإنجازات المهنية مهمة لأي صاحب عمل ، ومن بين أهمها ، يتم تمييز النقاط التالية عادة:

تحسين إدارة الوثائق في الشركة ؛
خلق مناخ عمل مثالي في المكتب ؛
تنظيم نظام التفاعل بين الوحدات ؛
دعم السفر
تنسيق خدمات البريد السريع والتنظيف.

الصفات المهنية والشخصية

يجب أن يمتلك السكرتير المختص صفات مهمة مثل:

الانفتاح على التواصل ؛
المسؤولية وتوجيه النتائج ؛
وضع الحياة النشط.
القدرة على أداء الواجبات في تعدد المهام ؛
القدرة على التحول بسرعة من نشاط إلى آخر ؛
عدم وجود أي عادات سيئة ؛
مقاومة الإجهاد
الدقة والدقة ؛
الرغبة في استكمال ما بدأ حتى النهاية.
الحشمة
القدرة على العمل مع المعلومات الشخصية ؛
اللغة المنطوقة والمكتوبة المختصة ؛
معرفة جيدة بآداب العمل ؛
القدرة على العمل ضمن فريق.

الخبرة العملية

إذا كنت قد عملت بالفعل كسكرتيرة ، فلن يكون من الصعب عليك وصف تجربتك في العمل. سيكون الأمر أكثر صعوبة بالنسبة للمتقدمين الذين يبحثون عن عمل في هذا التخصص لأول مرة. ومع ذلك ، فإن الافتقار إلى الخبرة ليس سببًا للانزعاج ، يمكنك دائمًا إبراز مهاراتك الأساسية التي تمتلكها.

على سبيل المثال ، يمكنك تحديد:

إتقان اللغتين الإنجليزية والإسبانية ؛
امتلاك جميع برامج المكتب الأساسية ؛
معرفة المعدات المكتبية ؛
الكتابة العمياء بـ 10 أصابع (300 حرف في الدقيقة).

تحتاج دائمًا إلى إبراز بطاقاتك الرابحة - سيسمح هذا لصاحب العمل برؤية ما أنت قوي فيه ويصبح مهتمًا بترشحك.

التعليم

من أجل التقدم بطلب للحصول على منصب سكرتير مرجعي في شركة محترمة ، يجب أن يكون لديك تعليم عالي. ومع ذلك ، غالبا ما يتطلب الأداء الفعال للواجبات دورات تدريبية إضافية في العمل الكتابي ، والأرشفة ، وكذلك التدريب على العمل مع المعدات المكتبية. في المكاتب الصغيرة ، غالبًا ما يؤدي الأمناء مهام المحامي المبتدئ أو يحتفظون بسجلات محاسبية. في هذه الحالة ، على التوالي ، مطلوب التعليم القانوني أو الاقتصادي.

عند التقدم للحصول على منصب سكرتير إداري وموظف في الاستقبال ، فإن وجود التعليم العالي ليس أساسياً.

ما لا تحتاج للإشارة؟

دعونا نتحدث أكثر قليلاً عما لا نحتاج إليه في السيرة الذاتية.

الهوايات والهوايات. لا يجب أن ترسم بالتفصيل كيف تحب زراعة الزهور / التريكو / التطريز في حالة عدم ارتباط نشاطك المستقبلي بهذا.
جميع الخبرات العملية المتاحة. يبدأ الكثيرون حياتهم المهنية مع وظائف مثل بائع أو عامل نظافة أو عامل نظافة. إذا كنت تعمل لأكثر من 10 سنوات ، فسيكون من الكافي التوقف عند 2-3 أماكن في تخصص مماثل.
يجب أن يكون للسكرتير مظهر لطيف ، لذلك من المستحسن إرفاق صورة بالسيرة الذاتية. ومع ذلك ، لا يُسمح هنا بالخلفية الجنسية - حصر نفسك في صورة صارمة "للمستندات". قد لا تتم معالجة الصور في ملابس السباحة أو المطعم بشكل صحيح.

كيف تكتب رسالة تغطية؟

لا يلزم تقديم خطاب تغطية ، ولكن مع ذلك يترك انطباعًا إيجابيًا على صاحب العمل المحتمل. ليس من الضروري تكرار كل ما هو مكتوب في السيرة الذاتية نفسها. هنا تحتاج إلى تحديد اهتمامك بالشغور والتأكيد لفترة وجيزة على وجود المهارات والكفاءات الأساسيةلمساعدتك في الواجبات المهنية.

في نهاية الرسالة ، نشكرك على اهتمامك وأعرب عن أملنا الصادق في الرد.