يختلف الاتصال التجاري اختلافًا جوهريًا عن المحادثات حول الموضوعات اليومية. تتطلب خفايا علم نفس هذا النوع من المحادثة تكوين آداب السلوك من أجل إبرام تعاون مفيد للطرفين.
الميزات
التواصل التجاري هو إنشاء عملية معقدة متعددة المراحل لإنشاء علاقات بين المحاورين الذين تربطهم مصالح مهنية مشتركة. السمة المميزة هي السلوك الصارم داخل الحدود المقررة ، مقيدة بآداب الأداء مع لمسة على التسامح الوطني.
تُخضع الآداب لفئتين - قائمة باللوائح والتعليمات. يمثل هذا الأخير موقف الموظفين من منصب أعلى ، في حين أن المعايير هي الجوانب النفسية للتفاعل بين الموظفين ذوي المكانة المتساوية في نظام السلم الوظيفي.
ومع ذلك ، تخضع المجموعتان للمتطلبات العامة للتعاون المهذب. لا يجب أن تؤثر المصالح الشخصية والعداء والمزاج السلبي على سير العمل.
تلتزم فلسفة الاتصالات التجارية بالمساهمة في النظام القائم لأسلوب العمل الرسمي. هذا ينطبق على كل من المعايير المكتوبة والسلوك مع الأفراد الآخرين.
ثقافة التفاعل الاتصالي في عدة مراحل رئيسية ، والتي توفر المزيد من العلاقات بين الشركاء التجاريين:
- تحية مهذبة لإظهار المحاور موقع ودية. يجب أن يثق الناس ببعضهم البعض في مشروع مشترك ؛
- التعارف يعني إقامة اتصال لتمثيل مرئي لبعضهم البعض ؛
- استهداف موضوع معين ؛
- مناقشة هدف أو حل قضية حادة ؛
- نتيجة المحادثة.
إن مثل هذا الموقف من الأوامر ضروري لبناء التعاون ، انطلاقا من المصالح المتبادلة لكلا الطرفين. تتضمن العلاقة الإضافية إنتاجية العمل لتحقيق الهدف ، مع إظهار نهج إبداعي واهتمام نشط ، مما سيزيد من تقدم الإنتاج في الأعمال.
الأنماط
تسمح المعرفة بقواعد الاتصال التجاري للشخص بالتسلق بسرعة على السلم الوظيفي ، مما يزيد من المكانة والأهمية في المجتمع. في عملية التحسين ، يشكل الفرد شكلاً معينًا أسلوب السلوك ، الذي يعتمد في معظم الحالات على نوع النشاط:
- إنسانية. يكتسب هذا النهج شعبية متزايدة ، لأنه ينطوي على توفير الدعم والبحث المشترك عن حل للمشكلة. يُنظر إلى الموظف على أنه شخص له صفات فردية ، مع مراعاة عواطفه وشخصيته ؛
- متلاعب. يستخدم المدير أو الزميل المحاور كأداة لتحقيق أهداف محددة. على سبيل المثال ، السيطرة الشخصية الصارمة على تنفيذ المهام هي التلاعب بشريك على آخر.
- أسلوب الطقوس، خلافا للإنساني ، يعني خلق مكانة ضرورية في المجتمع. تمحى الأعمال والصفات الشخصية على خلفية "قناع" معين ، تم تحديد خصائصه مسبقًا. هذا دور يومي لكل موظف ، يتم تشكيله بشكل فردي.
تسمح لك المعرفة بسياسة الاتصال بإنشاء جهات اتصال العمل ، لأن اتصال الأعمال جزء لا يتجزأ من إدارة العمليات التنظيمية. يجب على المالكين والمديرين والموظفين نقل أفكارهم وأفكارهم بشكل فعال إلى أشخاص آخرين يعملون في الشركة وخارجها.
لحسن الحظ ، تتوفر العديد من طرق الاتصال للأشخاص الذين يعملون في مجال الاتصالات التجارية. تسمح كل طريقة للموظفين باختيار طريقة لإرسال رسالة ، بالإضافة إلى إنشاء أنماط اتصال محددة لمختلف المشاركين.
لفظي
هذا النوع من التواصل في العمل هو نقل لفظي للمعلومات. يمكن أن تأخذ الاتصالات اللفظية شكل اجتماعات ومحادثات وجهاً لوجه ومحادثات هاتفية ومؤتمرات فيديو. إنه أفضل نوع من الاتصالات التجارية ، لأنه يسمح للمحاورين بتقييم بعضهم البعض بصريًا.
ومع ذلك ، فإن شبكة أعمال واسعة النطاق تمنع انتشار التواصل اللفظي. تخلق حواجز اللغة والاختلافات الزمنية وثقافة مختلفة مشاكل للتواصل اللفظي.
غير اللفظي
ويمثل التواصل غير اللفظي مذكرات الأعمال والرسائل الرسمية والوثائق والإعلانات المختلفة. من أجل إرسال نفس الرسالة إلى عدة أشخاص ، فإن التواصل غير اللفظي له أهمية عملية. يمكن أن يساعد في نقل التعليمات التقنية ويوضح الرسوم البيانية والرسوم البيانية التي يجب عرضها للعمل.
المنظمات قادرة على استخدام الوثائق كدليل في حل مختلف المشاكل والقضايا القانونية الهامة. سيتمكن الأفراد وممثلو الشركات ، باستخدام هذه الطريقة في التواصل التجاري ، من حماية أنفسهم بشكل أكبر من الجانب القانوني للمشكلة.
يتم التعبير عن التواصل غير اللفظي أثناء الاجتماع الشخصي في مختلف الإيماءات والأوضاع وتعبيرات الوجه. يتحمل السلوك معلومات إضافية للمحاور ويساعده على استخلاص الاستنتاجات المناسبة.
إلكتروني
فتحت التكنولوجيا أشكالا جديدة من الاتصالات التجارية. يتيح لك البريد الإلكتروني ومؤتمرات الويب والشبكات الاجتماعية إجراء اتصالات تجارية مع العديد من الأشخاص في نفس الوقت. تقلل المواقع الإلكترونية الرسمية للشركات من مستوى التواصل مع المستهلك ، مع إظهار الصفات والخصائص القوية للشركة في نفس الوقت.
يستغرق الشكل الإلكتروني لاتصالات الأعمال وقتًا أقل ويقلل التكاليف. نقطة مهمة هي أن المحاورين لا يعتمدون على الموقع والحاجة إلى اجتماع شخصي.
ومع ذلك ، في إقامة علاقة عمل ، يعد الاتصال المباشر مهمًا ، مما يساعد على إقامة اتصال بالعين وإنشاء تمثيل مرئي للمحاور. من المهم أن يكون كلا الجانبين في نفس الوقت والمكان ، حيث يحتاج المشاركون إلى ترك انطباع جيد. يمكن أن يكون للحضور الشخصي تأثير قوي على العملية الكاملة لاتصالات الأعمال.
الاتصال المباشر ليس ممكنًا دائمًا اعتمادًا على الموقف. بالضبط ، حيث أن مناقشة القضية مع عدة أشخاص تخلق حاجزًا أمام تبادل المعلومات. لذلك ، يتخذ الاتصال التجاري شكلاً مختلفًا من التفاعل:
- المراسلات التجارية. الأوامر والرسائل والأوامر هي شكل غير مباشر للتواصل. من الضروري وجود شكل مكتوب من الاتصالات لحل النزاعات أو المواقف الحادة داخل المنظمة وبين الكيانات القانونية ؛
- مؤتمر صحفي ينطوي على إعلام الجمهور لمناقشة القضايا الملحة من خلال اجتماع للمسؤولين مع ممثلي وسائل الإعلام ؛
- اجتماع. يتم تنفيذه مباشرة داخل المنظمة بهدف تحديد وحل المشكلة بين الموظفين. يحتاج المدير إلى مناقشة أنشطة العمل مع العديد من الموظفين في نفس الوقت.
في سياق النشاط المهني ، تنشأ حالات مختلفة تشمل أشكال الاتصال التجاري. لا يمكن حل بعضها بدون نزاع ؛ والبعض الآخر يتطلب نهجًا متسامحًا. العملية تعوقها الاندفاعات العاطفية للأفراد الذين يدافعون عن وجهة نظرهم الخاصة.
دور اتصال الأعمال هو تنظيم تفاعل المحاورين في بيئة الأعمال لمنع حالات المشاكل.
أساسيات الاتصال
إن وجود الخصائص الشخصية يكمل تعريف الاتصالات التجارية. تمتثل الأطراف المتفاعلة للآداب المعمول بها ، والتي تتطور اعتمادًا على الميزات الوطنية والمهنية. كما أن لعلم النفس والسلوك اللغوي وتصورات المشاركين لأجهزة الدولة تأثير كبير على مسار المحادثة.
يجب اختيار الاستراتيجية التي تقوم عليها المحادثة بشكل صحيح. لهذا الغرض ، يوصى أولاً بأخذ ميزات المحاور في الاعتبار:
- نوع المزاج والتعبير عن العواطف ؛
- ميزات اللغة ؛
- العادات الوطنية ؛
- المجال المهني ؛
- منصب في الشركة ؛
- التسامح والموقف تجاه الناس من جنسية مختلفة.
تلعب الأخلاق في فلسفة الاتصال التجاري دورًا مهمًا ، حيث إنها قضية ملحة اليوم. يقوم كل شخص تقريبًا بإجراء معاملة تجارية كل يوم. علاوة على ذلك ، جزء كبير من الحياة ينتمي إلى المشاركة والتحضير للنشاط المهني.
كجزء من برامج الامتثال الأخلاقي الشاملة ، وضعت العديد من الشركات سياسات داخلية تتناول السلوك الثقافي للموظفين. يتم تنفيذ السياسة في دعوات بسيطة لاحترام القواعد العامة للثقافة ، وفي مدونة أكثر تفصيلاً.
يحتوي الأخير على متطلبات سلوكية محددة تعبر عن توقعات الشركة للموظفين. أيضا ، السياسة المحلية هي قائمة من التوصيات لمعالجة بعض المشاكل الشائعة التي تنشأ أثناء تصريف الأعمال.
هناك مجالان يعملان كأساس لأخلاقيات العمل: البراغماتية والوصفات الطبية. المبدأ الأول هو تعظيم فوائد المزيد من الناس. يجب تعويض مبلغ المصاريف بمجموع مزايا اتصالات واتفاقيات العمل.
الوصفة الأخلاقية هي ذلك يجب ألا تعتمد القرارات التي يتخذها الفرد على العواقب والقواعد التي يمليها المجتمع. على سبيل المثال ، لا ينبغي أن تكذب المؤسسة على المستهلك فيما يتعلق بالخدمات المقدمة.
تعتبر معرفة آداب العمل ذات صلة بالنظر إلى حقيقة أن ذلك يساعد المشارك في المحادثة على اتخاذ موقف أكثر فائدة. ومع ذلك ، يجب على المحاورين مراعاة مصالح بعضهم البعض والبناء على المنافع المتبادلة عند مناقشة أهدافهم. في الوقت نفسه ، من الضروري الدفاع عن الموقف بخطاب محدد بوضوح ، وصياغة أفكارك بشكل صحيح. يعتمد تحقيق نتيجة إيجابية على التفاهم المتبادل والتعاون بين الطرفين.
القواعد والمبادئ
يؤثر مجال الاتصالات التجارية على جميع مجالات الحياة اليومية تقريبًا. مثل هذا التفاعل المكثف ليس استثناءً لقائمة الاتصالات بين الأشخاص ، والتي تتطلب تعديل العمليات.
يعتمد مسار عمليات مفاوضات الأعمال على المبادئ الأساسية:
- لا يؤثر التواصل التجاري على مناقشة قضايا محددة فحسب ، بل يؤثر أيضًا على العلاقة الشخصية بين المحاورين. وبالتالي ، فإن أي اتصال لا يخلو من اشتباكات بين الأشخاص ؛
- يبدأ كل شخص استمرارية المحادثة من خلال الإيماءات اللفظية وغير اللفظية. وبفضل هذه الرسائل ، يستخلص المحاور استنتاجات ونماذج للوضع الحالي ؛
- العزيمة. أي فعل تواصلي له هدف محدد: إقامة اتصال عمل أو حل مشكلة مشتركة. إلى جانب ذلك ، هناك أيضًا مهام كامنة. على سبيل المثال ، لوصف مشكلة من أجل إيصال جوهر الاجتماع ، فإن المتحدث قادر على التظاهر بدون علم للجمهور والفساد.
- لا تقوم تعددية الأبعاد على توزيع المعلومات بين المحاورين فحسب ، بل أيضًا على التنظيم المقابل للعلاقات. المحادثة عبارة عن ترجمة للبيانات الشخصية والتنسيق بين شركاء الأعمال. في الوقت نفسه ، هناك مظهر للخلفية العاطفية بين الأفراد. على سبيل المثال ، يستطيع أحد المحاورين التعبير عن موقف مهيمن بالنسبة لشريكه.
تملي قواعد السلوك نبرة المحادثة. يمكن لأي إيماءة خاطئة وكلمة غير مبالية أن تعطل صفقة بملايين الدولارات ، في حين أن الموقع الودي سيساعد على إبرام عقد مربح. من المهم معرفة قائمة المعايير الأساسية للحصول على نتيجة إيجابية لاتصالات الأعمال.
إملاء واضح يأخذ مكانة رائدة. يجب أن يفهم الجمهور كلمة المتحدث بشكل كاف. من المهم نقل الفكر الضروري للمستمع ، وتجنب الرتابة المملة. يمكن أن يفسد الكلام الغامض ذو المحتوى الضئيل التواصل التجاري.
من الضروري الحفاظ على الوتيرة المثلى للمحادثة واستخدام التقنيات النفسية. تشغل المحادثة البطيئة المحاور عن التبادل الرئيسي للمعلومات. بفضل الكلام السريع ، على العكس من ذلك ، يكاد يكون من المستحيل نقل المعلومات الضرورية إلى المستمع. من خلال تبديل الرسائل الطويلة والقصيرة ، يمكنك تحقيق نتيجة إيجابية.
يجب أن تكون الطلبات المحملة بالمعلومات مقسمة إلى أصغر ، يسهل هضمها. ومع ذلك ، يجب ألا تستخدم فقط الممرات القصيرة التي لا تنتج الانطباع الصحيح.
عند إنشاء صورة ، يوصى بمراعاة العديد من المعايير التي تزيد من نسبة النجاح:
- بداية المحادثة لا يجب أن تثقل كاهل مقترحات الأعمال. يمكن للمحاور قبولها على أنها هجمات عدوانية ، والتي سترد على الفور بعداء شديد للمحادثة ؛
- ستساعد الأسئلة التي يتم طرحها بشكل صحيح على توجيه المحاور إلى الفكر الضروري وتخفيف المحادثة المتوترة ؛
- لا ينبغي للمرء أن يعبر علانية عن وجهة نظره. إذا كان هذا لا يمكن تجنبه ، فمن الضروري إخفاء الفكرة على أنها رأي شخصي يتم التعبير عنه بلطف وغير مزعج ؛
- الاتصالات التجارية تتطلب آداب. إن تجاوز حدود المعايير الثقافية يؤثر سلبًا على مسار التواصل ؛
- لا يوصى بالتعبير عن الحلول الجاهزة.يساهم التشجيع على الاستنتاجات المستقلة في تحديد مكان المحاور والنتائج الإيجابية للاتصال بين الأشخاص.
يمكن أن تزيد القدرة على التعبير بوضوح عن الأفكار والاستراتيجية المختارة بشكل صحيح من فرص تحقيق الهدف. في الوقت نفسه ، يجب على المشاركين أداء أدوارهم الخاصة في إطار التعاون متبادل المنفعة. يجب على المحاورين مراعاة مصالح بعضهم البعض والامتثال للمعايير الثقافية المعمول بها.
عند إجراء الاتصالات التجارية يجب ألا تترك المجال المهني. في الحياة اليومية ، يمكن أن يكون المحاور قائدًا وموظفًا في المستوى المتوسط. كلا المشاركين يلاحظان دور النشاط المهني. في العمل ، التعاون والتفاعل النشط مهمان.
لمزيد من المعلومات حول أهم مهارات الاتصال التجارية ، انظر الفيديو التالي.
