التفاصيل الدقيقة لاتصالات هاتف العمل

يعتبر فن الاتصال التجاري جانبًا مهمًا من جوانب التفاوض ولا يفقد أهميته لسنوات عديدة. تزداد كثافة الاتصالات التجارية عبر الهاتف من عام لآخر. ومع تطور الاتصالات المتنقلة أصبحت إحدى الطرق الرئيسية للاتصال. لجعل مهارات الهاتف ، من المهم معرفة تعقيدات وقواعد الاتصال التجاري.

يلعب الهاتف في العالم الحديث دورًا مهمًا ، لأنه من خلاله نتواصل مع العائلة والأصدقاء والزملاء والإدارة والشركاء التجاريين.

لذلك ، خلال محادثة مع دائرة معينة من الناس ، يستخدم الشخص طريقة الاتصال المناسبة ، على سبيل المثال ، لن يجري حوارًا مع رئيسه ، كما هو الحال مع صديق مقرب. في هذه الحالة ، يتم استخدام نوع أكثر رسمية من الاتصال.

يجب على الموظفين الذين يجرون عمليات مسح اجتماعي للسكان أو يتلقون مكالمات من العملاء أو يتفاوضون عبر الهاتف أيضًا استخدام آداب العمل. غالبًا ما تصبح المكالمات الهاتفية الناجحة مفتاحًا لعلاقة عمل جيدة. وحتى صورة الشركة يمكن أن تعتمد كليًا على قدرة الموظفين على إجراء حوارات مختصة عبر الهاتف.

حاليا ، يتم إجراء معظم المكالمات من خلال الأجهزة المحمولة. باستخدام أداة الاتصال هذه ، يجب اتباع بعض القواعد.

• قم دائمًا بإيقاف تشغيل الهاتف أو ضبطه على وضع الاهتزاز في اجتماع عمل مع أحد العملاء ، في قاعة سينما ، في ندوة.
• يكون الجهاز المحمول أكثر عرضة للصوت من الهاتف الأرضي. لذلك ، في الحالة التي يكون فيها ، في مكان عام ، من الضروري إجراء محادثة شخصية دون تدخل خارجي ، يمكنك فقط التحدث بهدوء ، وسوف يسمعك المحاور بالتأكيد.

• لا تقم بإجراء مكالمة عالية على الهاتف. يمكن أن تخيف الآخرين.
• حاول التحدث لفترة وجيزة. في وجود أطراف ثالثة ، يجب ألا تستمر المحادثة أكثر من 30 ثانية ، وإلا فهناك خطر من أن تبدو غير مهذب أمام الشخص. إذا كانت هناك أسباب وجيهة لمحادثة هاتفية ، على سبيل المثال ، مرض أحد الأقارب أو معاملة كبيرة ، فيجب عليك إخطار الحاضرين عن الموقف.
• تجنب المحادثات الهاتفية خلال غداء عمل. إذا كانت هناك حاجة ملحة للرد على المكالمة ، فعليك مغادرة الطاولة والتحدث في مكان أقل ازدحامًا.

تعتبر المعايير الأخلاقية في الاتصالات الهاتفية مهمة لعمليات الشركة الفعالة. ثقافة المحادثات الهاتفية هي نوع خاص من الاتصالات التجارية. سوف تساعد معرفة قواعد الآداب في تعزيز العلاقات التجارية وزيادة ربحية المنظمة.

• من الضروري تحية الشخص الذي ستكون معه المحادثة الهاتفية. الأكثر ملاءمة لهذا هي العبارات المتعلقة بالوقت من اليوم ("صباح الخير" ، "مساء الخير" أو "مساء الخير").
• خلال محادثة هاتفية رسمية ، من المهم مراقبة التجويد الخاص بك. لكي لا تطرد المحاور ، تحتاج إلى التحدث بأدب وهدوء ، وتجنب العواطف غير الضرورية.

• بعد التحية ، يوصى بتقديم نفسك وإعطاء اسمك ومنصبك وتنظيمك.
• إذا اتصلت بشخص ، فيجب عليك دائمًا توضيح ما إذا كان من المناسب له التحدث في الوقت الحالي.
• وفقًا للمعايير الأخلاقية ، تحتاج إلى التقاط الهاتف بعد المكالمة الثانية أو الثالثة.
• أثناء المحادثة ، لا تدخن أو تأكل طعامًا أو مشروبات.
• إذا كان المشترك المتصل مهتمًا بموظف آخر في المؤسسة ، فيجب إعادة توجيه المحادثة إليه أو تمكين وظيفة الاستعداد.
• في حالة ارتكبت خطأً بالرقم ، يجب عليك ، دون طرح أسئلة كثيرة جدًا ، أن تعتذر للمحاور وأن تقول وداعًا على الفور.
• لا تتصل أبداً في الصباح الباكر ، أثناء استراحة الغداء أو قبل نهاية يوم العمل.
• يمكن للسكرتير أو المساعد إجراء مكالمات أو الرد عليها بدلاً من المدير.

• يمكنك فقط الاتصال بشريك أو عميل على رقم شخصي بشرط أن يكون قد أعطاك اتصالاته. ولكن في عطلات نهاية الأسبوع والعطلات ، تحظر مثل هذه المكالمات.
• هناك أوقات تنقطع فيها المحادثة بسبب ضعف الاتصال. في هذه الحالة ، يجب على الشخص الذي اتصل أولاً الاتصال مرة أخرى.
• لا تسحب المحادثة. يمكن أن تتسبب المحادثة الطويلة في تحمل المحاور وتسبب السخط. إذا تأخر الاتصال ، ولكن لم يتم تحقيق الغرض من المحادثة ، فيمكنك إعادة الاتصال بالعميل في اليوم التالي أو ترتيب اجتماع شخصي.
• بعد نهاية المحادثة ، يوصى بشكر المحاور وقول وداعًا له ، بعد سؤاله عما إذا كان لديه أي أسئلة. سيكمل هذا الإجراء البسيط المحادثة وسيشجع على المزيد من التعاون.

يجب عليك الاستعداد بعناية لمحادثة هاتفية وتنفيذ سلسلة من الإجراءات المحددة. دعونا ننظر في النقاط الرئيسية بمزيد من التفصيل.

• لا يتم الاتصال بالمحاور إلا بعد وضع خطة محادثة واضحة. لاستبعاد التفاصيل الصغيرة ، يمكنك عمل رسومات تخطيطية أو تخطيطية.
• اكتب الأسئلة المهمة التي ستحتاج إلى تذكرها لطرحها في عملية التفاوض.
• إعداد الوثائق التي قد تكون مطلوبة في عملية الاتصال (المراسلات ، التقارير ، العقود).

• اطلب من المحاور مقدمًا فترة زمنية مناسبة لإجراء مكالمة.
• لتسجيل المعلومات الواردة ، قم بإعداد دفتر ملاحظات أو مذكرات.
• تعرف على القائمة العامة للأشخاص الذين سيشاركون في المحادثة ، للتواصل معهم بالاسم والأب.
• قبل الاتصال برقم ، حاول ضبط المزاج الإيجابي ، ثم حالتك العاطفية ، بالطبع ، يجب أن تتسبب في تحديد مكان المحاور.
• عند إجراء محادثة هاتفية ، ضع في اعتبارك أمان الاتصالات في المكتب ، لأن المعلومات القيمة يمكن أن تقع في أيدي المنافسين.

هناك أيضًا نقاط يجب استبعادها وعدم السماح بها في المحادثة الهاتفية القادمة.

• لا حاجة لمناقشة الأمور التجارية مع شخص غير مألوف أو عرضي. من الأفضل تحديد موعد.
• لا يوصى بطلب قرار من شخص ليس لديه السلطة للقيام بذلك أو يعتقد غير ذلك. على الهاتف يمكنه الموافقة ، على الرغم من أنه سيكون معارضاً لهذا القرار.
• لا يستحق التعبير عن طلباتك إذا لم تكن متأكدًا من أن الشخص الذي تتحدث معه يوافق معك ويريد المساعدة.

دور الهاتف في الاتصالات التجارية ذو شقين. في كثير من الأحيان يشتت الانتباه عن المهام العاجلة التي يتم إجراؤها خلال النهار ، ولكن في نفس الوقت يسرع حل العديد من المهام. هذا هو السبب في أنه من الضروري معرفة مبادئ المحادثات الهاتفية ، التي تساهم في استخدامها بشكل أكثر كفاءة.

من المهم جدًا أن يكون لديك تقنية اتصال أعمال للموظفين الذين يكون عملهم محددًا في المحادثات الهاتفية مع العملاء المحتملين. تحاول العديد من الشركات من الكلمات الأولى إقامة اتصال مع المتصل لجعله عميلاً حقيقيًا.

تتنافس الشركات باستخدام طرق مختلفة لجذب العملاء. مبيعات الهواتف هي مرحلة مهمة في الترويج للخدمات ، وبالتالي ، يجب على المديرين إجراء حوارات بشكل صحيح وبلباقة مع العملاء ، وإلا ستذهب عقود مربحة إلى المنافسين.

ستساعدك النصائح أدناه على النجاح في محادثة هاتف عملك.

• يوصى بإجراء مكالمات مع الشخص الذي قدم لك أي خدمة مفيدة. كلمات الامتنان مهمة جدا للتعاون في المستقبل.
• ابتسم دائمًا أثناء إجراء محادثة. سوف يشعر المشترك بابتسامتك وتفاؤلك بالتأكيد.
• في عملية التفاوض ، حاول أن تتنبأ بمسار أفكار المحاور.
• لا تستخدم أبداً الألفاظ النابية أو المفردات العامية. هذا يتعارض مع ثقافة الاتصال.
• استخدم التعبيرات والمصطلحات التي يفهمها المتصل.
• لا تقم بتغطية الهاتف أثناء التحدث بالتوازي مع شخص ما. وهكذا ، يتجلى عدم احترام المحاور.
• اشرح موقفك بثقة ودقة ، لأن الدقة هي مهذبة الملوك.

• المفاوضات مهمة لإجراء سريع ، والإجابة على الأسئلة المطروحة دون تأخير ومقترحات مربكة. لا يمكن تبرير الإيقاف المؤقت إلا إذا كان الأخصائي يبحث عن الوثائق اللازمة للمفاوضات. إذا طال الإيقاف المؤقت ، عندها يحق للشخص قطع الاتصال.
• في لحظات الهاتف أو الاتصال الحقيقي أو الافتراضي ، يجب أن تكون مهذبًا للغاية. يعتبر الصراخ والتحدث بصوت مرتفع انتهاكًا للأخلاق.
• قل وداعا للمحاور بشكل صحيح ، لأن الإتمام الماهر للمحادثة لا يقل أهمية عن الجزء الرئيسي من الحوار. يمكنك تمكين الشخص الآخر من إنهاء المكالمة أولاً. سيؤدي هذا إلى إنهاء المحادثة في موجة ودية.

بالطبع ، من أجل التواصل الناجح على الهاتف ، يجب أن يكون لديك إملاء جيد.استخدم الدروس من الفيديو التالي لجعل خطابك معبراً وصوتك ممتع.