مدير المكتب: من هذا وماذا يفعل؟

في الأعمال الحديثة ، لا يمكن لشركة واحدة لديها مكتب الاستغناء عن عمل مدير المكتب. ينطوي هذا الموقف على إدارة وتنظيم سير عمل مكتب المنظمة.

مدير المكتب في جوهره هذا الرابط الإعلامي والرائد حيث تلتقي جميع لحظات العمل في الشركة وتتقرر. يتفاعل بين المدير ومرؤوسيه ، ويبلغ الموظفين العاديين بالمستندات التي يوقعها المدير ، ويتفاعل مع عملاء الشركة ، ويراقب المراسلات ، ويراقب أداء الشركة ويزود المكتب بمكتب ، ويتبع التعليمات المباشرة للمدير ونوابه.

مدير المكتب - موظف يزود المكتب بأكمله بسير عمل كامل. سيساعد وصف المهنة على فهم جوهر العمل بشكل أفضل.

وفقا لتصنيف المهن ووظائف العاملين ، فإن مهنة مدير المكتب وواجباته تختلف اختلافا كبيرا عن مهنة السكرتير. مدير المكتب ، أولاً وقبل كل شيء ، منظم المساحات المكتبية للشركة والمدير والمسؤول في شخص واحد. تنطوي مهنة السكرتير على خضوعه لشخص معين (المدير ونواب المدير وكبار المديرين) وشؤونه فقط.

يتحكم مدير المكتب في جميع الأعمال الحالية للمكتب ، وخاصة الأعمال الورقية. يتتبع دون انقطاع المعدات المكتبيةيوفر موظفي الشركة القرطاسية، إبلاغ الموظفين في الوقت المناسب بالأوامر والتعليمات والإعلانات للمكتب الصادر عن الرئيس ، يتلقى مكالمات هاتفية واردةإذا لزم الأمر ، يحتفظ بجدول اجتماعات ورحلات المدير. في هذه الحالة ، يسمى الشغور "مدير مكتب بوظائف سكرتير".

نظرًا لأن عمل مدير المكتب يتضمن إجراءات تنظيمية وإعلامية وإدارية ، فإن مسؤوليات وظيفته تشمل مهام وظيفية معينة. في هذا يكمن التوظيف وجوهر نشاط مدير المكتب ، والذي يجب أن:

• لتحضير المكتب ليوم العمل الجديد: التحقق من تشغيل الهواتف وأجهزة الكمبيوتر والمعدات المكتبية ، وتوافر المواد الاستهلاكية (الورق وخراطيش الطابعة المعاد ملؤها) ؛
• مراقبة ومراقبة النظافة في مباني المكاتب ، الامتثال للمعايير الصحية (الإضاءة المناسبة والتهوية وظروف درجة الحرارة في المباني) ، والتحقق من تشغيل الأنظمة المقسمة ؛
• شراء اللوازم المكتبية في الوقت المناسب وتزويدهم بالعاملين في المكاتب في الوقت المحدد ؛
• طلب مياه الشرب ، المنظفات وورق التواليت والمناديل.
• التحكم في سير العمل الحالي: إعداد الوثائق والتقارير ومواد العمل اللازمة للعمل الكامل للمكتب وحل لحظات العمل والمهام الأخرى اللازمة ؛
• مراقبة عمل السائق والبريد السريع يوميًا ؛
• حسب توجيهات المدير ، مدير المكتب يوزع الواجبات بين الموظفين ، يحدد المهام لهم ، ويوجه انتباههم إلى معلومات العمل الضرورية ، ويحدد مستوى مسؤوليتهم ، ويحلل فعالية النتيجة ؛
• حساب وتقدير النفقات المالية الشهرية بشأن صيانة المكتب ومراقبة تنفيذه ؛
• احتفظ بجدول زمني عدد الأيام والساعات التي عمل بها كل موظف خلال الشهر التقويمي ، في الوقت المحدد لتحويل ورقة الوقت إلى حساب كشوف المرتبات ؛
• مراقبة الامتثال لنظام العمل: في حالة التأخير ، والخروج المبكر من العمل ، وغياب الموظفين ، وإبلاغ إدارة الشركة ، وتتبع الانتهاكات وعدم الامتثال لقواعد اللباس ؛
• تنظيم الاجتماعات تسجيل ومساعدة الزوار في حل مشاكلهم.

تشمل الكفاءات الرئيسية لمدير المكتب إعداد وإجراء المفاوضات والاجتماعات والاجتماعات:

• يجب عليه تحضير جميع المواد اللازمة ، ضمان حضور فعاليات جميع الأطراف المعنية ، والاحتفاظ بسجل للاجتماع ؛
• للتواصل مع عملاء وشركاء الشركة ، القيام بمواد بريدية ؛
• العمل مع مراسلات المكتب الواردة والصادرة ، تسجيله ، وإرسال ؛
• تقديم المساعدة والمساعدة للموظفين في حل النزاعات والنزاعات ؛
• تنسيق العمل المكتبي في نهاية يوم العمل ، افحص معدات المكاتب والإضاءة والأنظمة المنقسمة ومكيفات الهواء لفصلها عن مصدر الطاقة ؛
• في بعض الحالات ، يكون مدير المكتب مسؤولاً عن إيجاد وتوظيف موظفين جدد (يضع معلومات عن الوظائف الشاغرة اللازمة في مواقع خاصة ، ويبحث من خلال السير الذاتية ، ويقوم بالاختيار الأولي للمتقدمين ، ويجرى مقابلات) ؛
• يبلغ العملاء المحتملين كتابة أو عبر الهاتف حول تكلفة السلع والخدمات وفقًا لقائمة الأسعار ؛
• تقديم المشورة بشأن موقع أقسام الشركة ، وظائفهم ؛
• يحافظ على قاعدة العملاء الشركات ؛
• يؤدي واجبات صيانة الموقع ، الإعلان عن السلع والخدمات ، وطلب الهدايا التذكارية ، والطباعة ، وتوزيع المواد الإعلامية.

من أجل شغل منصب مدير المكتب ، يجب أن يمتلك المرشح المهارات الأساسية اللازمة للقيام بهذا العمل ، بالإضافة إلى بعض الصفات الشخصية والمهنية.

الصفات الشخصية للشخص هي المكونات البيولوجية والاجتماعية التي تتكون منها شخصيته. المكونات البيولوجية يستقبل الشخص من الطبيعة ، والديه وأجداده في شكل مجموعة معينة من الجينات. المكون الاجتماعي - هذه هي البيئة الاجتماعية التي نشأ فيها الشخص.

كلا هذين المكونين يشكلان الشخصية والشخصية ، مما يمنح الفرد صفات معينة ، جيدة وسلبية. من خلال تجميع كل السمات الشخصية للشخص ، يمكنك الحصول على صورة نفسية موضوعية موثوقة.

تشمل الصفات الإيجابية للشخصية سمات شخصية مثل:

• الصدق
• الإصرار على تحقيق الهدف ؛
• اليقظة.
• الانضباط الذاتي
• المسؤولية والتنظيم ؛
• المثابرة والمثابرة ؛
• النبلاء الداخليون
• الموضوعية ؛
• مؤانسة ، مهذبة ، موقف ودي تجاه الناس ؛
• رباطة الجأش والعزم والانتباه والالتزام بالمواعيد
• عدم وجود نزاع ، والقدرة على حل النزاعات بين الموظفين ، والتفاؤل والإيجابية في كل شيء ؛
• السرعة ، الذكاء السريع ، المساعدة ؛
• نشاط طموح.

وراء هذه الصفة الشخصية التنشئة النفسية والعاطفية للشخص ، والوراثة ، والبيئة الاجتماعية التي نشأ فيها.

تشمل الصفات السلبية للشخصية ما يلي:

• عدم التجمع ، والإهمال.
• نظرة مكتئبة للحياة ، وعدم التفاؤل ؛
• عدم القدرة على جمع الأفكار في الوقت المناسب وحل المهام المعينة باستمرار ؛
• طبيعة عدوانية
• الميل إلى الثرثرة والمؤامرة.

الصفات التجارية للشخص هي قدرته على أداء مهام ووظائف عمل معينة.

يمكنك الحكم من خلال صفات العمل على مدى كفاءة مقدم الطلب في تنظيم عملية عمله ، ومدى وفائه بمسؤولياته الوظيفية. من أجل إدارة المكتب بنجاح ، يجب أن يمتلك مقدم الطلب ، بالإضافة إلى المعرفة والمهارات ، بعض الصفات التجارية ، والتي تشمل:

• التعليم ، ومستوى المهارة ؛
• الخبرة العملية ؛
• المتعلم السريع ، التكيف مع الظروف الجديدة ؛
• التقيد بالنفس والآخرين ؛
• القدرة على العمل في ظروف تعدد المهام ، وحل العديد من المشكلات في وقت واحد في وقت واحد ؛
• التفكير التحليلي ، والقدرة على التفكير بمرونة وغير تقليدية ، لاستخلاص الاستنتاجات الصحيحة ، والتعميم ؛
• الفطنة التجارية
• صفات القيادة ؛
• الاستعداد للعمل لساعات إضافية ؛
• الخطابة والدبلوماسية والإقناع ؛
• مهارات الاتصال التجارية.

الصفات المهنية للشخص هي مزيج من الصفات الشخصية والتجارية ، بالإضافة إلى جميع المهارات التي تمكن من اكتسابها طوال حياته المهنية. يجب على مدير المكتب في أنشطته المهنية:

• لديهم معرفة معينة مهارات في إدارة المكاتب ؛
• مهنيا ضع معرفتك ومهاراتك موضع التنفيذ ؛
• تكون قادرة على العمل مع المستندات معرفة مبادئ تنظيم سير العمل ، وقواعد تكوين الأرشيف ؛
• أن يكون مستخدم كمبيوتر واثق وغيرها من المعدات المكتبية.
• تعرف تمامًا عملية سير العمل ، العمل مع البريد الوارد والصادر ، ومعرفة قواعد تسجيله ، وإحضار قرارات الرئيس على الفور إلى الوحدات الهيكلية ، ومراقبة المواعيد النهائية لموظفي الشركة لتنفيذ الوثائق التي كتبوها ، وإرسال المراسلات الصادرة عن طريق البريد أو البريد السريع ؛
• لديهم مهارات إدارية ؛
• تكون قادرة على الكتابة بسرعة معرفة مبادئ وقواعد إعداد وثائق معينة (أوامر ، تعليمات ، تعليمات ، مراسيم) ؛
• إدارة المعرفة المفيدة بسرعة (اتصالات الطوارئ ، الكهرباء ، السباكة ، خدمات توصيل الغداء) ؛
• تعرف اللغات الأجنبية (ليس دائمًا) ، على الرغم من أن معرفة لغة أجنبية معينة في بعض الشركات هي الشرط الرئيسي للمرشح ، وفي هذه الحالة يجب أن يكون مدير المكتب بطلاقة في التحدث والقراءة والكتابة بلغة أجنبية ؛
• أن تكون قادرًا على التحدث والكتابة بشكل صحيح ، التعبير عن أفكارك بلغة أدبية جيدة ؛
• الخاصة مهارات آداب العمل.

لا توجد مؤسسة للتعليم العالي تدرس مهنة مدير المكتب. يمكنك الحصول على تدريب والحصول على دبلوم أو شهادة تدريب مهني في الميزانية أو مراكز التدريب الخاصة والكليات.

في الشركات الكبيرة ، كقاعدة عامة ، يريدون أن يروا متخصصًا في هذا المنصب فقط مع التعليم العالي ، يمكن للشركات الصغيرة توظيف موظف لديه تعليم متخصص ثانوي أو ثانوي.

الشيء الرئيسي الذي يهتم به أي صاحب عمل هو الخبرة العملية في هذا المنصب ، ومستوى مهارات الكمبيوتر ، ومعرفة المعدات المكتبية والقدرة على العمل عليها ، معرفة أساسيات الأعمال الورقية والأرشفة ، معرفة اللغات الأجنبية.

لتكوين سيرة ذاتية بشكل صحيح والحصول على مركز عزيز ، تحتاج بالتفصيل ، ولكن اذكر بصراحة جميع المعلومات عن نفسك: الصفات الشخصية والمهنية والتجارية والخبرة العملية في موقف مماثل ، ومستوى التعليم.

سيوضح مستوى الراتب المتوقع لصاحب العمل ما يمكنه تقديمه وما الذي يتقدم به المرشح.

لا تعطي معلومات خاطئة عن الخبرة العملية والتعليم - يمكن التحقق من كل هذا بسهولة ، وفي هذه الحالة سيصبح الوصول إلى الوظيفة الشاغرة للمتقدم غير قابل للوصول ، وسوف يرفضونه ببساطة.

وجود صورة لحظة إيجابية للمرشح ، يحتاج صاحب العمل إلى معرفة الذي تنظر سيرته الذاتية. مدير المكتب هو وجه الشركة ، ولا مبالي لصاحب العمل الذي سيمثلها.

تأكد من الإشارة إلى مستوى تعليمك ، وغالبًا ما يكون صاحب العمل لهذا المنصب يقبل متخصص في التعليم الاقتصادي العالي أو القانوني أو النفسي أو اللغوي.

هذه المعلومات ستكون مفيدة لصاحب العمل.

عند تجميع السيرة الذاتية ، التزم ببنيتها:

• معلومات شخصية - الاسم والعمر وجهات الاتصال ؛
• شخصي - يعتبر القسم غير ملزم بالتنفيذ ، ولكن من الأفضل ملؤه ؛
• المهارات الأساسية - تحديد البرامج المكتبية التي لديك ، وإدراج جميع دورات التعليم المستمر والندوات والدورات التدريبية وغيرها من التدريب الإضافي الذي أكملته ؛
• الخبرة العملية - سرد جميع ممارساتك ، والتدريب الداخلي ، والمشاريع المنجزة ، وبرامج التطوع ، بترتيب زمني تشير إلى المؤسسات التي عملت فيها من قبل ، والتعليم والتدريب (تعكس جميع البرامج والتوجيهات التعليمية التي أكملتها) ؛
• التوصيات - في هذا القسم ، وضح أسماء واتصالات الأشخاص الذين قد يوصون بك إلى صاحب عمل جديد ، للرد عليك بشكل إيجابي.

إذا كان المتقدم لوظيفة لا يمتلك خبرة عملية يتقدم لوظيفة مدير مكتب ، فمن الأفضل ألا يعكس هذا القسم على الإطلاق. لا حاجة لإظهار صاحب العمل نقص في المعرفة والمهارات. في هذه الحالة ، من الأفضل وصف صفاتك الشخصية والتجارية ، ونوع التعليم الذي تحصل عليه الأساسي والإضافي (الحلقات الدراسية ، الدورات التدريبية).

كخبرة عمل ، يمكن للمرء تحديد الممارسة الصناعية ، والتدريب الجامعي ، والمهارات في تنظيم أحداث محددة ، والمشاركة في الألعاب الأولمبية ، والمؤتمرات ، والمسابقات ، واختبارات مختلفة. إذا كان لديك أي إنجازات ونجاحات ذات صلة مباشرة بعملك المستقبلي ، فتأكد من كتابة هذه المعلومات في ملخص.